Данъчна и счетоводна структура за freelancer-и и свободни професии в България

Защо freelancer-ът трябва да започне от структура, а не от първата фактура

Много хора започват като freelancer-и по естествен начин: получават първи проект, клиентът иска фактура, парите идват по PayPal, Revolut, Wise, банка, Upwork или Fiverr, а чак след това възниква въпросът: „Трябва ли да се регистрирам?“, „Какви осигуровки плащам?“, „Трябва ли ДДС номер?“, „Какво декларирам?“, „Мога ли да работя без фирма?“, „По-добре ли е свободна професия или ЕООД?“

Това е грешната последователност. Правилният подход е първо да се разбере бизнес моделът, после да се избере форма на работа, да се провери регистрацията, осигуряването, данъчното облагане, ДДС логиката и документите. Така freelancer-ът не реагира панически при първия чуждестранен клиент, а има система.

Какво означава „свободна професия“ на практика

Свободната професия е често използвана форма за хора, които лично предоставят професионални услуги: консултации, дизайн, програмиране, маркетинг, преводи, счетоводни, юридически, образователни, творчески, технически или други експертни дейности. Обикновено лицето работи от свое име, регистрира се в БУЛСТАТ, подава декларация за самоосигуряващо се лице и декларира доходите си по реда за физически лица.

Това не означава, че свободната професия е подходяща за всеки. Ако дейността изисква екип, служители, сериозни разходи, поемане на търговски риск, мащабиране, инвеститори, продажба на продукти или работа с по-големи корпоративни клиенти, може да се мисли за ЕООД. Затова първата стъпка е не регистрацията, а изборът на правилен модел.

Freelancer без фирма, свободна професия или ЕООД

Най-важният избор е формата на работа. В България freelancer-ът често може да работи като физическо лице, упражняващо свободна професия, но в някои случаи ЕООД може да бъде по-добра структура. Няма универсален отговор. Изборът зависи от доходите, клиентите, разходите, риска, нуждата от осигуряване, ДДС ефектите, имиджа пред клиенти и бъдещите планове.

Клиентът променя всичко: България, ЕС, САЩ, UK или платформа

При freelancer-ите клиентът е ключов. Услуга към българска фирма, услуга към физическо лице в България, услуга към фирма в ЕС, услуга към физическо лице в ЕС, услуга към клиент в САЩ или работа през Upwork не са едно и също. Клиентът влияе върху фактурирането, ДДС, VIES, документите, плащанията и доказателствата.

Какви услуги попадат в тази серия

Серията е насочена към хора, които продават професионални, дигитални, творчески, консултантски или експертни услуги. Тя не е само за програмисти. Freelancer икономиката включва много различни професии, а всяка има свои особености.

Плащанията: банка, PayPal, Revolut, Wise, Stripe, Upwork и Fiverr

Плащането не е просто „получих пари“. То е счетоводно доказателство, което трябва да се свърже с клиент, фактура, договор, платформа, такса и данъчна година. При freelancer-ите често има нетни постъпления – например платформа удържа комисиона, PayPal удържа такса, Wise конвертира валута, Revolut получава сума в EUR или USD, а банката показва само крайния резултат.

Какво трябва да се пази

• Фактура или документ към клиента.
• Договор, оферта, statement of work или писмена кореспонденция.
• Платежно потвърждение.
• Report от платформата, ако има такава.
• Такси на платформата или платежния оператор.
• Валута и курс, когато има конверсия.
• Банково извлечение или отчет от платежна институция.

Осигуровки: защо това не е само данъчен въпрос

Свободната професия обичайно води до самоосигуряване. Това означава, че лицето трябва да мисли не само за 10% данък, а и за осигурителен доход, здравни осигуровки, вноски за пенсия, евентуално общо заболяване и майчинство, месечни вноски и годишно изравняване. Осигуровките са част от модела, а не добавка в края на годината.

Изборът на осигурителен доход влияе върху текущите плащания, бъдещи права и годишното изравняване. Ако freelancer-ът има и трудов договор, трябва да се види как се комбинират доходите. Ако доходите са сезонни, трябва да се планират авансовите плащания. Ако човек спира и започва дейност, трябва да има дисциплина в декларациите.

Данък върху доходите: 25% нормативни разходи и 10% данък

При доходи от упражняване на свободна професия обичайният практически модел е облагане като физическо лице с нормативно признати разходи. За свободни професии най-често се използват 25% нормативно признати разходи, след което се вземат предвид осигуровките и се определя данъчната основа. Данъчната ставка по ЗДДФЛ за този тип доходи обичайно е 10%.

Това е една от причините свободната професия да е удобна за много freelancer-и: не е нужно всеки малък разход да се доказва, за да се признае при данъчното облагане. Но това не означава, че документите не са важни. Документите са нужни за доказване на приходите, клиентите, плащанията, ДДС режима, платформените такси и професионалната дейност.

ДДС: най-честата изненада за freelancer-и

Много freelancer-и мислят за ДДС чак когато достигнат национален оборот за задължителна регистрация. Това е опасно, защото при услуги към фирми в ЕС може да възникне задължение за регистрация по ЗДДС по специално основание преди достигане на общия праг. Също така покупки на услуги от чужбина – например Google, Meta, Adobe, OpenAI, hosting, SaaS инструменти – могат да създадат ДДС задължения.

Затова във freelancer структурата трябва да има отделна ДДС проверка: кой е клиентът, къде се намира, дали е фирма, дали има VAT number, какъв е видът на услугата, какво пише във фактурата, има ли reverse charge, има ли VIES декларация и има ли покупки от чужбина.

Кога свободната професия може да не е достатъчна

Свободната професия е добра форма за много самостоятелни експерти, но не е универсална. Ако freelancer-ът започне да работи с подизпълнители, да продава пакетни услуги, да поема значителен договорен риск, да има регулярни корпоративни клиенти, да прави SaaS продукт, да управлява екип или да мащабира агенция, може да се наложи ЕООД.

Сигнали, че трябва да се обмисли ЕООД

• Доходите стават високи и регулярни.
• Има значителни реални разходи.
• Има нужда от екип или подизпълнители.
• Клиентите предпочитат договор с дружество.
• Има по-голям договорен или правен риск.
• Планира се агенция, продукт, SaaS или мащабируем бизнес.
• Търси се отделяне на личните и бизнес активите.

Практическа матрица: кой freelancer какво трябва да провери

Как ще работи тази серия

Тази статия е входната карта. Следващите четири части ще разгледат конкретните блокове, които всеки freelancer трябва да разбере: регистрация и самоосигуряване, данък върху доходите, ДДС при международни услуги и практическа система за документи и годишно приключване.

Официални източници, които freelancer-ът трябва да познава

Свободните професии и freelancer-ите трябва да работят с актуални официални източници, защото режимът включва няколко слоя: регистрация, осигуряване, данък върху доходите, ДДС и документи. Добрата практика е да има ясна вътрешна процедура и при промяна в дейността да се прави нов преглед.

• НАП: Свободни професии
• НАП: Регистрация на самоосигуряващи се лица
• НАП: Авансов данък върху доходите
• НАП: Регистрация по ЗДДС
• НАП: Закон за ДДС
• Министерство на иновациите и растежа: Стартиране на бизнес като самоосигуряващо се лице