Регистрация на електронен магазин в НАП, Наредба Н-18 и фискализация на онлайн плащанията

Защо регистрацията и фискализацията трябва да се решат преди първата продажба

При онлайн търговията много бизнеси започват в грешна последователност: първо се пуска сайтът, после рекламата, после идват поръчките, а чак след това някой пита какво трябва да се подаде към НАП, как се издават документи, дали трябва касов бон, какво става при плащане с карта, как се отчита наложен платеж и кой файл трябва да се пази всеки месец.

Правилната последователност е обратната. Още преди старта трябва да е ясно какъв е магазинът, кой приема плащането, какъв платежен метод се използва, дали се изисква фискален бон, има ли задължение за подаване на информация за електронен магазин, какво се подава при промяна и как продажбите ще стигат до счетоводството в проверима форма.

Какво е електронен магазин за целите на практическата структура

В ежедневната реч „електронен магазин“ често означава собствен сайт с продукти и количка. За данъчната и счетоводната структура обаче трябва да мислим по-широко. Онлайн продажби могат да се извършват през собствен WooCommerce или Shopify сайт, през маркетплейси като Amazon, eBay, Etsy или eMAG, през социални мрежи, през платформи за обяви или чрез комбинация от няколко канала.

Това е важно, защото задълженията не се определят само от това дали сайтът е „красив“ или дали има собствен домейн. Важното е дали реално се извършва продажба на стоки или услуги през интернет, как се приема плащането и дали за конкретния начин на плащане се изисква издаване на фискален бон.

Кога се подава информация по Приложение №33

Информация по Приложение №33 към Наредба Н-18 се подава от лица, които извършват продажби чрез електронен магазин и приемат плащания, за които се изисква издаване на фискален бон. Това е ключовата връзка: не всеки сайт автоматично води до еднакво задължение, а платежният модел има решаващо значение.

Подаването се прави за всеки електронен магазин отделно. Ако едно дружество има няколко отделни онлайн магазина, различни домейни или различни структури за продажби, трябва да се анализира всеки канал поотделно. Ако има промени в обстоятелствата – например нов домейн, промяна в софтуера, хостинг, платежни методи, доставчици на платежни услуги или прекратяване на дейност – информацията трябва да се актуализира в предвидения срок.

Каква информация обичайно се подава

• Наименование на електронния магазин.
• Уеб адрес и информация за домейна.
• Данни за лицето, което извършва продажбите.
• Контактна информация.
• Информация за софтуера на електронния магазин.
• Информация за хостинга.
• Данни за предлаганите методи на плащане.
• Данни за доставчици на платежни услуги и виртуален POS, когато е приложимо.
• Платежни сметки, по които постъпват суми от продажби.

Кога не е задължително подаването

Ако лицето извършва продажби чрез електронен магазин, но не приема плащания, за които се изисква издаване на фискален бон, подаването на информация в НАП по тази линия не е задължително. Това не означава, че бизнесът няма счетоводни или данъчни задължения. Означава само, че конкретното задължение за подаване на информация за електронен магазин трябва да се прецени според начина на плащане.

Например продажби, които се плащат само по банков път, могат да имат различен режим от продажби с карта, наложен платеж или платежен посредник. Но тук не трябва да се правят автоматични заключения. При всеки модел трябва да се види как точно клиентът плаща, кой обработва плащането, какво получава търговецът като документ и как се доказва плащането.

Платежният модел е сърцето на Н-18 анализа

Най-важният практически въпрос е как клиентът плаща. Онлайн магазинът може да приема банков превод, плащане с карта, наложен платеж, пощенски паричен превод, PayPal, Stripe, Revolut Business, Apple Pay, Google Pay, плащане през маркетплейс или комбинация от няколко метода. Всеки метод трябва да бъде разгледан не само от търговска, но и от фискална и счетоводна гледна точка.

Наложен платеж и пощенски паричен превод

Наложеният платеж е един от най-често срещаните методи в България, но и един от най-често объркваните. Той съчетава доставка, събиране на сума, куриерска услуга, такси, връщания и разминаване във времето между поръчка, доставка и постъпление на парите.

За счетоводството е важно да се знае дали куриерът предоставя услуга по пощенски паричен превод, какви документи се генерират, как се вижда всяка пратка, как се виждат върнатите пратки, кога сумите постъпват по банка и как се отделят куриерските такси от продажната цена.

Какво трябва да има в месечния пакет

• Списък на изпратените пратки.
• Списък на доставените пратки.
• Списък на върнатите пратки.
• Разбивка на наложените платежи.
• Разбивка на куриерските такси.
• Информация за ППП документи, когато е приложимо.
• Засичане между куриерския отчет и банковите постъпления.

Картови плащания, виртуален POS, Stripe, PayPal и Revolut Business

При картовите и платформени плащания голямата счетоводна опасност е, че по банковата сметка често постъпва нетна сума. Преди нея има брутна продажба, такса на платежния оператор, евентуален refund, chargeback, валутна конверсия и settlement период. Ако бизнесът не сваля правилните отчети, счетоводството няма достатъчно данни.

Минимални данни, които трябва да се свалят

• Брутна стойност на продажбите.
• Такси на платежния оператор.
• Нетни постъпления.
• Refund-и и chargeback-и.
• Валута на транзакцията.
• Курс или конверсия, когато има валутна операция.
• Дата на поръчка, дата на плащане и дата на постъпление.
• Връзка между payment ID и order ID.

Ако онлайн магазинът използва Shopify Payments, Stripe, PayPal, Revolut Business или друг доставчик, още при старта трябва да се реши какъв месечен report ще се подава. Този report трябва да позволява засичане с поръчките и с банката. Без това възникват разлики, които трудно се изчистват след месеци.

Алтернативен режим за онлайн продажби

Алтернативният режим е една от най-важните теми за онлайн търговците, защото в определени ситуации може да позволи различна организация на регистрирането и отчитането на продажбите чрез електронен магазин. Но той не трябва да се възприема като „лесен начин да не мислим за Н-18“. Напротив – изисква още по-добра дисциплина на данните, файловете и платежната структура.

Преди да се избере такъв режим, трябва да се провери дали конкретният бизнес модел отговаря на условията, какви плащания се приемат, какви данни се подават, как се генерират електронни документи и как се пазят файловете. Ако режимът се приложи неправилно, рискът е по-голям, защото бизнесът може да вярва, че е „автоматизиран“, а всъщност да няма достатъчно доказателства.

Какво трябва да се изясни

• Какъв тип плащания се приемат.
• Има ли само неприсъствени плащания.
• Кой е доставчикът на платежната услуга.
• Какви електронни документи се генерират към клиента.
• Какви файлове се съхраняват месечно.
• Как данните се подават към счетоводството.
• Как се обработват refunds, сторно операции и chargeback-и.

Месечни файлове, електронни бележки и контролна следа

Най-полезният начин да се мисли за Н-18 и онлайн магазините е чрез контролна следа. Всяка продажба трябва да може да бъде проследена от поръчката до плащането, от плащането до документа, от документа до счетоводното записване и от счетоводното записване до месечната справка.

Това означава, че още при старта трябва да се реши какви файлове ще се свалят, кой ще ги сваля, къде ще се пазят, как ще се именуват, кой ще ги проверява и какво се случва, ако има разлика. Без такава система онлайн магазинът може да изглежда успешен в рекламния dashboard, но да е слаб от счетоводна и данъчна гледна точка.

Минимална месечна папка

• Експорт на поръчките от онлайн магазина.
• Експорт на плащанията от всеки платежен оператор.
• Куриерски отчети.
• Файлове за електронни бележки или документи към клиенти.
• Фактури към B2B клиенти.
• Сторно документи, refunds и chargeback-и.
• Банкови извлечения.
• Контролна таблица с разлики.

Какво трябва да се настрои в checkout процеса

Checkout процесът не е само UX елемент. Той е източникът на данните, които после ще определят фактуриране, доставка, ДДС, фискализация и счетоводно записване. Ако checkout-ът събира грешни или непълни данни, проблемът се прехвърля към счетоводството.

Практическа матрица: кой модел какво изисква

Checklist преди стартиране на онлайн магазин

Преди магазинът да започне да приема поръчки, преминете през следния контролен списък. Той не заменя индивидуална консултация, но показва какво трябва да бъде ясно, за да не се създаде хаос още в първия месец.

1. Определен е собственикът на магазина и търговецът, който продава към клиента.
2. Ясно е дали се продава чрез собствен сайт, маркетплейс, социална мрежа или комбинация.
3. Изяснено е дали се изисква подаване на Приложение №33.
4. Проверени са всички платежни методи.
5. Ясно е дали се използва фискално устройство, алтернативен режим или друг процес.
6. Настроен е checkout процесът да събира нужните клиентски данни.
7. Определено е как ще се издават документи към клиенти.
8. Определено е кой сваля месечните reports.
9. Определена е папка за архив на месечните файлове.
10. Счетоводството знае какви файлове ще получава и в какъв формат.
11. Има процедура за refunds, върнати пратки и chargeback-и.
12. Има контролна таблица за засичане между поръчки, плащания, доставки и банка.

Как тази тема се връзва с ДДС, счетоводството и месечното приключване

Регистрацията на електронен магазин и Н-18 не са изолирани от ДДС и счетоводството. Платежният метод влияе върху фискализацията. Държавата на клиента влияе върху ДДС. Платформата влияе върху отчетите. Куриерът влияе върху разминаванията. Refund-ите влияят върху приходите. Chargeback-ите влияят върху банката. Всичко е свързано.

Затова следващата статия от серията преминава към най-важната данъчна част: ДДС за онлайн магазини: ЗДДС, OSS, IOSS, маркетплейси, внос и продажби в ЕС.

А ако още не сте прочели първата част, започнете оттук: Данъчна и счетоводна структура за онлайн магазин: как бизнес моделът променя всичко.

Официални източници

При онлайн търговията правилата трябва да се проверяват по официални източници. Добрата вътрешна процедура трябва да стъпва върху актуалните указания, електронни услуги и нормативни материали.

• НАП: Подаване на информация от лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин
• НАП: Изисквания към е-търговците
• НАП: Алтернативен режим за регистриране и отчитане на продажбите
• НАП: Наредба Н-18
• НАП: Търговия в интернет и е-магазини