ДДС за онлайн магазини: ЗДДС, OSS, IOSS, маркетплейси, внос и продажби в ЕС

Защо ДДС структурата трябва да се изгради преди мащабирането

Онлайн магазинът може да започне с няколко продажби в България, но много бързо да стигне до клиенти в Германия, Франция, Италия, Румъния, Гърция или Испания. Може да продава през собствен сайт, през Etsy, eBay, Amazon или eMAG. Може да държи стока в България, да използва склад в друга държава от ЕС, да работи с fulfillment оператор или да изпраща директно от доставчик в Китай. Във всеки от тези случаи ДДС логиката може да бъде различна.

Най-големият риск е бизнесът да започне да продава международно, без да е ясно кога се начислява български ДДС, кога се начислява ДДС на държавата на клиента, кога се използва OSS, кога IOSS, кога маркетплейсът има специална роля и кога трябва локална регистрация в друга държава. Когато тези въпроси се оставят за „после“, после обикновено вече има натрупани грешки.

Първи въпрос: регистрирано ли е дружеството по ЗДДС в България

Националната регистрация по ЗДДС е първият слой. Българско дружество може да достигне задължителен праг за регистрация по ЗДДС, да се регистрира доброволно или да има специфично основание за регистрация, например при определени трансгранични услуги или вътреобщностни придобивания. За e-commerce бизнесите регистрацията по ЗДДС не трябва да се разглежда само като административна тежест. Тя е част от цялата стратегия за фактуриране, право на данъчен кредит, OSS регистрация, маркетплейс отчети и международно мащабиране.

Ако онлайн магазинът продава само в България, въпросът изглежда по-прост: следи се българският оборот, продажбите към клиенти, правото на данъчен кредит и правилното документиране. Ако магазинът продава към ЕС, има покупки от чужбина, рекламни услуги от Meta/Google/TikTok, софтуерни услуги от платформи или използва международни доставчици, ДДС анализът става по-широк.

Какво трябва да се провери

• Има ли задължение за регистрация по ЗДДС в България.
• Има ли основание за доброволна регистрация.
• Има ли покупки на услуги от чужбина, за които възникват задължения по механизма на самоначисляване.
• Има ли вътреобщностни придобивания на стоки.
• Има ли планирани дистанционни продажби към физически лица в ЕС.
• Има ли нужда от OSS, което практически изисква предварително добро ДДС планиране.

B2C срещу B2B: ДДС започва от статута на клиента

Една от първите проверки при всяка онлайн продажба е дали клиентът е физическо лице или фирма. При B2C продажбите онлайн магазинът обичайно продава към крайни потребители, които не предоставят валиден ДДС номер. При B2B продажбите клиентът може да бъде данъчно задължено лице, което има ДДС номер, и тогава правилата за фактуриране, място на изпълнение и доказване може да са различни.

Дистанционни продажби към физически лица в ЕС

Когато български онлайн магазин продава стоки към физически лица в други държави от ЕС и стоките се изпращат от една държава членка към друга, навлизаме в темата за вътреобщностни дистанционни продажби. Това е една от най-важните e-commerce ДДС теми, защото тя променя логиката от „продавам от България“ към „трябва да следя държавата на клиента“.

Общият праг от 10 000 EUR за определени трансгранични B2C продажби и електронни услуги в ЕС е практическата граница, която много онлайн търговци трябва да следят. Под прага може да се прилага различна логика, но след преминаването му онлайн магазинът обикновено трябва да начислява ДДС според държавата на клиента или да използва OSS, вместо да се регистрира във всяка отделна държава.

Какво трябва да се следи

• Общият оборот от релевантни B2C продажби към клиенти в други държави от ЕС.
• Държавата на клиента.
• Държавата, от която стоката се изпраща.
• ДДС ставката в държавата на потребление.
• Дали магазинът е под или над прага от 10 000 EUR.
• Дали е по-подходящо доброволно ранно влизане в OSS.
• Как ще се събират и архивират данните за OSS декларацията.

OSS: кога помага и какво не решава

OSS, или One Stop Shop, е специален режим за обслужване на едно гише, чрез който онлайн магазинът може да декларира и плати ДДС за определени трансгранични B2C доставки в ЕС през една държава членка. Това е огромно улеснение в сравнение с отделни регистрации във всяка държава, но OSS не е автоматично решение на всички проблеми.

OSS не отменя нуждата от правилна ДДС логика в сайта, правилни ставки, правилна държава на клиента, добри отчети, контрол на refunds и връзка между поръчки, плащания и декларации. Ако магазинът не събира данните правилно, OSS декларацията може да бъде неточна.

Минимална OSS справка

• Продажби по държави.
• Продажби по ставки.
• Нетна данъчна основа.
• Начислен ДДС.
• Валута и преизчисляване, когато е приложимо.
• Refund-и и корекции.
• Изключени B2B продажби.
• Изключени продажби, за които маркетплейсът е отговорен.

IOSS: внос на стоки с ниска стойност от трети страни

IOSS, или Import One Stop Shop, е специален режим за дистанционни продажби на стоки, внасяни от трети страни или територии. Той е особено важен при модели, при които стоката идва от Китай, САЩ, Обединеното кралство или друга държава извън ЕС и се изпраща към клиент в ЕС. Практически най-често темата възниква при dropshipping, cross-border fulfillment и продажби през маркетплейси.

IOSS е свързан с продажби на стоки с ниска стойност, като стандартният праг е до 150 EUR. Той цели да улесни събирането на ДДС при продажбата и да намали неприятните изненади за клиента при внос. Но IOSS не трябва да се използва механично. Трябва да се провери кой е продавачът, кой е вносителят, кой събира ДДС, дали маркетплейсът има собствен IOSS номер и какви документи се предават към митническия процес.

IOSS въпроси преди старт

• Стоката изпраща ли се от трета страна към клиент в ЕС?
• Стойността на пратката попада ли в режима за стоки с ниска стойност?
• Кой е продавачът към крайния клиент?
• Кой събира ДДС от клиента?
• Използва ли се маркетплейс с негов IOSS номер?
• Кой подава данните към куриера или митническия оператор?
• Как се доказва, че ДДС е събран при продажбата?

Маркетплейси: Amazon, eBay, Etsy, eMAG и специалната роля на платформата

Продажбите през маркетплейси са удобни от търговска гледна точка, но могат да бъдат сложни от ДДС гледна точка. Платформата може да събира плащането, да начислява такси, да организира доставката, да предоставя отчети и в определени случаи да има специална роля за целите на ДДС. При някои сценарии маркетплейсът може да бъде третиран като участник в доставката, а не просто като рекламна витрина.

Това означава, че счетоводителят не може да работи само по банковите payout-и. Трябват пълни отчети от платформата: брутни продажби, такси, refunds, данъци, държави на клиентите, доставки, marketplace-collected VAT и други удръжки. Различните платформи имат различни report-и и различна логика.

Склад в друга държава от ЕС и Amazon FBA

Когато стоката е физически в България и се изпраща към клиенти в ЕС, имаме един тип анализ. Когато стоката се държи в склад в Германия, Полша, Чехия, Италия или друга държава, възниква съвсем различен риск. Наличието на стока в друга държава може да доведе до местни ДДС задължения, движение на стоки, складови отчети и нужда от локален анализ.

Amazon FBA и други fulfillment модели са удобни за продажби, но не трябва да се пускат без предварителна данъчна карта. Важно е да се знае в кои държави Amazon или fulfillment операторът може да държи стоката, дали има преместване между складове, кой продава към клиента, какви отчети се предоставят и дали OSS покрива конкретните продажби или има нужда от локална регистрация.

Контролни въпроси за склад в ЕС

• В коя държава физически се намира стоката?
• Има ли движение на стоки от България към чужд склад?
• Има ли продажби от този склад към клиенти в същата държава?
• Има ли продажби от този склад към клиенти в други държави?
• Платформата премества ли стоката между складове?
• Какви складови и fulfillment отчети се свалят месечно?

Внос от трети страни

При внос на стоки от трети страни онлайн магазинът трябва да мисли не само за доставчика и цената, но и за митническо оформяне, вносен ДДС, мита, транспортни документи, кой е вносителят, каква е митническата стойност и как стоката влиза в складовата отчетност. Ако тези документи липсват или са разпилени между куриер, доставчик и имейли, счетоводството няма стабилна база.

Особено внимание трябва да има при модели, при които доставчикът изпраща директно към клиента. Тогава бизнесът трябва да знае дали изобщо става внос от името на българското дружество, дали клиентът се явява вносител, дали има IOSS, кой носи митническата отговорност и какво обещава сайтът на клиента при checkout.

Документи при внос

• Фактура от доставчика.
• Транспортен документ.
• Митническа декларация.
• Документ за платен вносен ДДС и мита.
• Доказателства за плащане към доставчика.
• Складово заприходяване.
• Разпределение на транспорт, мито и други разходи към себестойността.

Продажби към трети страни извън ЕС

Онлайн магазините често продават към клиенти в САЩ, Великобритания, Швейцария, Сърбия, Турция или други държави извън ЕС. Тези продажби не трябва да се смесват с вътреобщностните B2C продажби. При тях трябва да се анализира дали има износ, как се доказва напускането на ЕС, какви документи издава куриерът, какви митнически данни има и какво се случва при връщане на стоката.

Ако стоката се изпраща от България към трета страна, трябва да има доказателства за износ или друг релевантен режим. Ако продажбата е дигитален продукт или услуга, анализът може да бъде различен. Ако клиентът е фирма извън ЕС, отново трябва да се види мястото на изпълнение, договорът, фактурата и доказателствата.

Какво трябва да се пази

• Поръчка и данни за клиента.
• Фактура или документ към клиента.
• Транспортен документ.
• Митнически/export доказателства, когато са приложими.
• Плащане.
• Документ за върната стока, ако има return.

Дигитални продукти, електронни услуги и абонаменти

Не всички онлайн магазини продават физически стоки. Някои продават електронни книги, курсове, шаблони, софтуер, абонаменти, дигитални файлове или онлайн услуги. При тях няма физическа доставка, но ДДС логиката може да бъде дори по-чувствителна, защото мястото на потребление, статутът на клиента и доказателствата за държавата на клиента са ключови.

При B2C електронни услуги в ЕС също може да възникне нужда от следене на прага 10 000 EUR и OSS. При B2B услуги към фирми в ЕС или извън ЕС логиката може да бъде различна. Затова дигиталният бизнес не трябва да се приема като „по-лесен“ от физическия e-commerce. Той има по-малко склад, но повече риск при място на изпълнение и доказване на държавата на клиента.

Данни, които трябва да се събират

• Държава на клиента.
• Billing address.
• IP или друг технически индикатор, когато системата го позволява.
• B2B/B2C статус.
• VAT number при фирмени клиенти.
• Вид на продукта или услугата.
• Дата на плащане и дата на предоставяне на достъп.

Практическа ДДС матрица за онлайн магазин

Какво трябва да бъде настроено в магазина

ДДС не може да се управлява само в края на месеца. То трябва да бъде вградено в самия магазин. Ако сайтът не събира правилните данни, ако не различава B2B и B2C, ако не пази държавата на клиента, ако няма връзка между order ID и payment ID, ако не пази refunds, счетоводството ще работи с непълен материал.

ДДС checklist преди международни продажби

Преди да пуснете реклама към клиенти в ЕС или да отворите доставка до нови държави, минете през този checklist. Той спестява много проблеми, защото показва дали бизнесът е готов за международна ДДС отчетност.

1. Проверено е дали дружеството е регистрирано или трябва да се регистрира по ЗДДС в България.
2. Проверени са специалните основания за регистрация при услуги и придобивания от чужбина.
3. Определено е дали продажбите са B2C, B2B или смесени.
4. Checkout-ът събира държава, адрес, VAT number при B2B и достатъчно данни за клиента.
5. Следи се прагът от 10 000 EUR за релевантни B2C продажби/услуги в ЕС.
6. Решено е дали ще се използва OSS и от кога.
7. Настроени са ДДС ставки по държави и продукти.
8. Изяснено е дали има внос и дали е релевантен IOSS.
9. Изяснено е дали маркетплейсът събира ДДС в някои сценарии.
10. Проверено е дали има склад или fulfillment в друга държава.
11. Създадена е месечна OSS/IOSS справка.
12. Създадена е процедура за refunds, chargeback-и и корекции на ДДС.

Как тази ДДС логика се връзва със счетоводното отчитане

ДДС анализът няма стойност, ако счетоводството не получава данни, с които да го приложи. Ако магазинът трябва да подава OSS декларация, счетоводството трябва да има продажбите по държави и ставки. Ако има IOSS, трябва да има данни за вноса и събрания ДДС. Ако маркетплейсът събира ДДС, трябва да има marketplace tax report. Ако има B2B продажби, трябва да има VAT number проверка и фактуриране.

Следващата статия от серията показва точно това: Счетоводно отчитане на онлайн магазин: платформи, плащания, куриери, склад и себестойност.

Предишните две части са тук: бизнес моделът на онлайн магазина и регистрацията, Н-18 и фискализацията.

Официални източници

При ДДС за онлайн магазини трябва да се работи с актуални официални източници, защото правилата са детайлни и зависят от конкретния модел.

• НАП: ДДС при електронна търговия в ЕС
• НАП: Специален режим в Съюза и специален режим извън Съюза – OSS
• НАП: IOSS – специален режим за обслужване на едно гише „Внос“
• НАП: Регистрация по ЗДДС
• European Commission: VAT One Stop Shop
• European Commission: VAT e-commerce rules