Проектантска практика: правоспособност, данъци, ДДС, проекти и етапи

Проектантът носи правоспособността и професионалната отговорност, договаря цените и подписва проектите. Счетоводителят води приходите и разходите по проекти, следи ДДС статуса, изготвя декларациите и годишното приключване. Проектният мениджър администрира етапите, приемането, часовете, регистрите и сроковете. В малкото бюро това често е един човек плюс външен счетоводител – но отговорностите не се сливат: пред НАП отговаря данъчно задълженото лице, а по ЗУТ и ЗКАИИП – правоспособният проектант.

• Проектант: правоспособността и подписът са лични – те не се делегират на счетоводителя, нито на дружеството.
• Счетоводител: изисквайте информация по проекти, а не общо – без проектна разбивка приходите и разходите не могат да се съотнесат.
• Проектен мениджър: регистърът на проектите и протоколите за приемане са входът към счетоводството – без тях приходът няма основание.
• Честа грешка: „счетоводителят ще подреди накрая“ – при проектна дейност с етапи и незавършена работа това е невъзможно ретроспективно.

Извод: проектантската практика има три отделни отговорности – професионална, данъчна и организационна; те се срещат в проектното досие.

За разлика от търговията и повечето услуги, проектантската работа се разпъва във времето: договаря се днес, работи се месеци, приема се на етапи, плаща се на части, а част от парите се задържа като гаранция до по-късен момент. Това създава три специфики: незавършена работа (изработено, но неприето и нефактурирано), приходи по етапи и гаранционни задръжки. Счетоводството трябва да ги отразява, иначе резултатът на бюрото е изкривен – показва загуба в месеците на работа и „скок“ при фактуриране.

• Счетоводител: изградете аналитичност по проект от първия ден – приходи, преки разходи, часове, аванси, задръжки, етапи.
• Проектант: „нямам приход този месец“ не значи, че бюрото губи – значи, че работата още не е приета; вижте отчета за незавършени проекти.
• Проектен мениджър: водете статуса на всеки проект (в работа / предаден / приет / фактуриран / платен) – това е картата на паричния поток.
• Честа грешка: оценка на бюрото по месечния оборот – при проектна работа той е неравномерен по природа.

Извод: проектната работа изисква проектно счетоводство – иначе числата разказват грешна история.

Законът за камарите на архитектите и инженерите в инвестиционното проектиране разграничава два вида проектантска правоспособност. Пълната проектантска правоспособност е задължително условие за лицата, които ръководят проектирането и подписват инвестиционни проекти. Ограничената правоспособност е предвидена за специалисти, които работят като част от проектантски екип, без да носят водеща отговорност. Правоспособността се придобива при определени условия за образование и проектантски стаж и се вписва в регистрите на съответната камара.

• Проектант: ако подписвате проекти и ръководите проектиране – Ви е нужна пълна правоспособност; ограничената не покрива тази роля.
• Проектен мениджър: водете регистър на правоспособностите в екипа по части и срокове – той показва кои проекти бюрото може да поеме самостоятелно.
• Счетоводител: правоспособността не е счетоводен въпрос, но липсата ѝ поставя под съмнение цялата фактурирана дейност – проверете, че услугите отговарят на статута.
• Честа грешка: приемане на поръчка, за която в бюрото няма правоспособност по съответната част, с намерение „да се уреди после“.

Извод: пълната правоспособност е право да ръководиш и подписваш; ограничената – да участваш. Разликата определя какво бюрото може да поеме.

Правоспособността се носи от физическото лице – архитект или инженер. Дружеството (ЕООД, ООД, проектантско бюро) може да договаря и фактурира проектантски услуги, но самите проекти се изработват и подписват от правоспособни физически лица. Затова две неща вървят паралелно: договорната верига (възложител – дружество – подизпълнители) и професионалната верига (кой е авторът и кой подписва коя част).

• Проектант: при работа през дружество уредете писмено кой подписва кои части – подписът обвързва Вас лично, не дружеството.
• Проектен мениджър: водете за всеки проект „кой е автор и кой подписва коя част“ – това е основата и на авторските права, и на отговорността.
• Честа грешка: смесване на договорната и професионалната верига – дружеството „проектира“, а никой не е записан като автор на конкретна част.

Извод: дружеството договаря и фактурира, човекът проектира и подписва – двете вериги се документират поотделно.

Практиката проект да се изработи от едно лице, а да се подпише от друго, което не е участвало в изработването, е сериозен професионален и правен риск: подписващият поема отговорност за чужда работа, а действителният автор остава извън документацията и извън авторските права. Отделно това изкривява и данъчната картина – кой на кого фактурира и на какво основание.

• Проектант: ако подписвате – трябва реално да сте ръководили или проверили работата; подписът е професионална отговорност, не услуга.
• Счетоводител: при такива схеми фактурирането често не съответства на реалния изпълнител – това е зона на риск при проверка.
• Проектен мениджър: изисквайте съответствие между реалния изпълнител, подписа и фактурата.
• Честа грешка: „назаем подпис“ срещу малка сума – евтин днес, скъп при първия проблем на обекта.

Извод: подписът върви с работата – разминаването между автор, подпис и фактура е тройна уязвимост.

Камарата на архитектите в България (КАБ) обединява архитектите, ландшафтните архитекти и урбанистите; Камарата на инженерите в инвестиционното проектиране (КИИП) – инженерите проектанти по съответните проектни части (конструкции, ВиК, електро, ОВК, геодезия, технологични и др.). В КИИП членуват над 13 000 проектанти, от които над 10 000 с пълна проектантска правоспособност. Вписването в регистрите на камарата е основанието за упражняване на проектантска дейност по съответната част.

• Проектант: при повече специалности проверете за коя част точно сте вписан – правоспособността е по части, не общо.
• Проектен мениджър: при комплектоване на проект сверявайте частите с вписванията на екипа – липсваща част означава подизпълнител.
• Честа грешка: предположение, че членството „покрива всичко“ – обхватът е по вписаните части.

Извод: правоспособността е по части и по камара – комплектността на проекта се проверява срещу вписванията.

Членството в камарата изисква плащане на членски внос и поддържане на активен статут. Разходът е професионален: при дружество се признава по ЗКПО, при свободна професия с 25% нормативно признати разходи не се приспада отделно (влиза условно в НПР). Прекъснат или неактивен статут може да ограничи възможността да се подписват проекти – с преки последици за текущите поръчки.

• Проектант: сложете членския внос и подновяванията в календара – изтеклият статут спира подписването, не работата по договорите.
• Счетоводител: при дружество членският внос е признат разход; при свободна професия е в НПР и не се приспада отделно.
• Проектен мениджър: водете срокове за членство и застраховки на всички проектанти в бюрото.
• Честа грешка: откриване на изтекъл статут в деня на предаване на проекта.

Извод: статутът е разход и календар – и двете се администрират предварително.

Застраховката „Професионална отговорност на участниците в проектирането и строителството“ е задължителна съгласно чл. 171 от Закона за устройство на територията. Тя обезщетява вреди, причинени на другите участници в строителството и на трети лица при упражняване на професионалната дейност, и се сключва от момента на започване на дейността – придобиване на правоспособност и вписване в съответния професионален регистър. Обезщетяването обичайно е на базата на искове, предявени за първи път писмено през срока на застраховката.

• Проектант: застраховката тръгва с правоспособността, не с първия проект – непрекъснатостта ѝ има значение за покритието.
• Счетоводител: премията е професионален разход (признат при дружество); застрахователните услуги обикновено не дават право на данъчен кредит.
• Проектен мениджър: водете регистър на застраховките с дати на изтичане – и изисквайте копия от подизпълнителите.
• Честа грешка: прекъсване между две полици – искове, предявени в „дупката“, може да останат без покритие.

Извод: застраховката по чл. 171 ЗУТ е задължителна и непрекъсната – тя е условие за професионалната дейност, не опция.

Покритието трябва да съответства на дейността и на категорията строежи, по които се работи – проект за по-висока категория носи по-голям потенциален риск. Когато бюрото работи с подизпълнители, тяхната застраховка е също толкова важна: при вреда от част, изработена от подизпълнител, отговорността може да засегне цялата верига. Затова изискването на копие от полицата на подизпълнителя е стандартна добра практика.

• Проектант: проверете дали лимитът покрива най-тежкия проект, който изпълнявате, а не средния.
• Проектен мениджър: „застраховка на подизпълнителя“ влиза в чеклиста за възлагане, преди първия чертеж.
• Честа грешка: минимална полица „за документа“ при работа по големи обекти.

Извод: лимитът се избира по най-тежкия обект, а веригата се застрахова цялата – включително подизпълнителите.

Това са пет отделни дейности с различни изисквания и режими. Проектирането се извършва от правоспособни проектанти по ЗКАИИП и Наредба № 4 за обхвата и съдържанието на инвестиционните проекти. Авторският надзор се упражнява от проектанта по време на строителството по реда на ЗУТ и е продължение на неговата авторска роля. Оценката на съответствието на инвестиционните проекти и строителният надзор се извършват от консултант с удостоверение по реда на ЗУТ – това е отделна дейност с отделен лиценз, която проектантът не изпълнява по силата на проектантската си правоспособност. Строителното изпълнение (СМР) е още по-различна дейност – търговска, с вписване в Централния професионален регистър на строителя.

• Проектант: не предлагайте „строителен надзор“ по силата на проектантската си правоспособност – това е отделен режим с удостоверение.
• Счетоводител: разделяйте приходите по вид дейност – те имат различни изисквания и различна рискова тежест.
• Проектен мениджър: в договорите наименувайте дейността точно – „надзор“ без уточнение създава спор какво е обещано.
• Честа грешка: смесване на авторски със строителен надзор в един договор и една цена.

Извод: петте дейности имат различни правоспособности и договори – смесването им е първият източник на спорове и рискове.

Когато бюрото предлага проект, обзавеждане и организация на изпълнението в един пакет, договорът и фактурирането трябва да разграничат съставните части: проектантска услуга, доставка на стоки (мебели, материали), строителни услуги. Причината е двойна: различните дейности имат различни изисквания (и различно ДДС третиране), а смесеният пакет затруднява доказването какво точно е изпълнено при спор или проверка.

• Проектант: разбийте пакета на пера в договора – това пази и цената, и обхвата от размиване.
• Счетоводител: доставката на стоки и предоставянето на услуги имат различно третиране – те не се фактурират като едно перо.
• Честа грешка: една обща сума „интериор до ключ“ без разбивка – невъзможно за защита и при клиента, и при ревизия.

Извод: комплексната услуга се договаря комплексно, но се документира разделно.

Проектантът може да упражнява дейността си като физическо лице, упражняващо свободна професия: регистрация в регистър БУЛСТАТ, облагане по ЗДДФЛ (приход минус 25% нормативно признати разходи, 10% данък върху остатъка след личните осигуровки), авансов данък тримесечно и осигуряване като самоосигуряващо се лице. Реалните разходи не се приспадат отделно за подоходния данък – те са условно покрити от 25% НПР.

• Проектант: формата е проста и евтина за администриране – подходяща при ниски реални разходи и работа без екип.
• Счетоводител: водете регистър на приходите и разходите; за подоходния данък важи касовият принцип – облага се полученото.
• Честа грешка: смятане на данъка върху „приход минус реални разходи“ – при НПР базата е друга.

Извод: свободната професия е форма с фиксирани 25% разходи – проста, но не винаги най-изгодната при капиталоемко бюро.

Проектантското бюро със софтуерни лицензи, работни станции, техника, персонал и офис обикновено има реални разходи над 25% от приходите. Тогава дружеството (ЕООД/ООД) по ЗКПО е по-подходящо: признават се реалните разходи, амортизират се активите, а печалбата се облага с 10% корпоративен данък. Собственикът извежда доход като възнаграждение за личен труд и/или дивидент, а осигуряването му е като самоосигуряващо се лице.

• Проектант: ключовият въпрос е „реалните ми разходи над или под 25% от приходите ли са“ – сметнете го с калкулатора.
• Счетоводител: дружеството носи ГФО, ЗКПО декларация, амортизационен план и проектна аналитичност – повече работа, но и повече признати разходи.
• Проектен мениджър: дружествената форма изисква решения, протоколи и по-строга документална дисциплина.
• Честа грешка: оставане на свободна професия при бюро с трима служители и лицензи за десетки хиляди – плаща се данък върху непризнати разходи.

Извод: капиталоемката проектантска практика обикновено принадлежи на дружеството – прагът е 25% реални разходи.

Едноличният търговец е междинна форма – води счетоводство и признава реални разходи, но данъчният режим на ЕТ се различава от този на дружеството. Възможна е и смесена конструкция: дружество за основната дейност плюс паралелна дейност като свободна професия (например преподаване или експертизи). В такива случаи всяка дейност се третира по своя режим, а осигуряването се координира по реда на КСО до максималния осигурителен доход.

• Счетоводител: при смесени конструкции разделяйте приходите и разходите по дейности; осигуряването се сумира до тавана.
• Проектант: паралелните дейности не са проблем, стига да са ясно разделени в документите.
• Честа грешка: разходи на дружеството, платени за дейността като свободна професия (и обратно) – непризнат разход и въпроси при проверка.

Извод: смесените форми са допустими, но всяка дейност живее в свой отделен ред – и в документите, и в сметките.

Практическият ред е: придобиване на правоспособност и вписване в камарата; сключване на застраховката по чл. 171 ЗУТ; избор на форма (свободна професия или дружество); регистрация в БУЛСТАТ или Търговския регистър; деклариране на започване на дейност като самоосигуряващо се лице (ОкД5) в 7-дневен срок; банкова сметка; счетоводна организация с проектна аналитичност; преценка за ДДС статуса и за евентуална регистрация по чл. 97а още преди първия чуждестранен софтуерен абонамент.

• Проектант: ОкД5 се подава в 7-дневен срок от започването – това е най-често пропусканият срок в началото.
• Счетоводител: заложете проектната аналитичност още с първия проект – добавянето ѝ по-късно означава преработка на цялата година.
• Проектен мениджър: създайте система за проектни кодове от началото – тя свързва часовете, разходите и фактурите.
• Честа грешка: първи софтуерен абонамент от чуждестранен доставчик преди проверка за чл. 97а.

Извод: започването е кратък списък с точни срокове – правоспособност, застраховка, регистрации, ОкД5 и проектна аналитичност.

Три решения в началото определят следващите години: формата (свободна професия срещу дружество), моделът на цената (кв.м., етапи, часове) и системата за отчитане на часовете. Липсата на timesheet от началото прави невъзможно да се разбере кой проект е печеливш; липсата на етапно приемане прави спорни всички плащания; грешната форма означава години надплатен данък.

• Проектант: въведете отчитане на часовете от първия проект – дори грубо; без него ценообразуването е гадаене.
• Проектен мениджър: шаблон на договор с етапи и приемане е най-полезният документ, който бюрото притежава.
• Честа грешка: „ще въведем часовете, като станем повече“ – тогава вече липсват данните за миналото.

Извод: форма, ценови модел и часове – трите решения, които определят рентабилността на цялата практика.

Проектантът на свободна практика и съдружникът, полагащ личен труд, се осигуряват като самоосигуряващи се лица: ОкД5 в 7-дневен срок при започване, прекъсване и възобновяване; месечни авансови вноски върху избран осигурителен доход между минимума и максимума (до 31.07.2026 г. минимум 550,66 евро и максимум 2111,64 евро; от 01.08.2026 г. минимум 620,20 евро и максимум 2300 евро); годишно изравняване върху реалния облагаем доход с Таблици 1 и 2 към годишната декларация. Фонд ОЗМ е по избор – без него няма право на болнични и майчинство.

• Проектант: при неравномерни приходи заделяйте за изравняването – то идва наведнъж през пролетта.
• Счетоводител: следете смяната на праговете на 01.08.2026; изравняването довнася върху реалния доход до тавана.
• Честа грешка: осигуряване на минимума цяла година при силна година – последвано от голямо доизравняване без заделени средства.

Извод: СОЛ режимът е три ритуала – ОкД5 при промяна, вноски до 25-о и изравняване с декларацията.

Собственикът на проектантско дружество може да получава доход като управител по договор за управление и контрол, като възнаграждение за личен труд на съдружник (облагано по реда за трудовите доходи), или като дивидент от печалбата. При няколко осигурителни основания общият осигурителен доход се ограничава до максималния по реда на КСО. Комбинацията се избира съзнателно – тя определя и осигурителните права, и данъчната тежест.

• Проектант-собственик: дивидентът не гради осигурителни права; личният труд ги гради, но носи осигуровки – изберете микса съзнателно.
• Счетоводител: прилагайте тавана по реда на чл. 6, ал. 11 КСО при няколко основания; изисквайте информация за другите доходи.
• Честа грешка: работещ собственик без никакво осигуряване – стандартна ревизионна констатация.

Извод: доходът на собственика има няколко легални пътя – изборът се прави с числа, не по навик.

Работещият проектантски договор урежда: обхвата (кои фази и кои проектни части), заданието и изходните данни, които възложителят предоставя, срокове по етапи, цена и начин на плащане, ред за приемане, брой цикли корекции, авторските права, кой поема таксите за съгласувания, отговорност при забава по вина на всяка страна и ред за прекратяване. Липсата на който и да е от тези елементи се плаща по-късно – обикновено в момента, в който проектът е готов, а парите не идват.

• Проектант: обхватът и броят корекции са двете клаузи, които спасяват най-много часове – дефинирайте ги количествено.
• Счетоводител: договорът показва кога възниква приходът – без ясни етапи и приемане моментът на данъчното събитие е спорен.
• Проектен мениджър: заведете договора в регистъра на проектите с етапи, суми и срокове – той е графикът на паричния поток.
• Честа грешка: договор с обща цена и без описани етапи – предаването и плащането губят опорни точки.

Извод: договорът за проектиране е графикът на работата и на парите – неопределеното в него се плаща с часове.

Проектирането зависи от задание, скици, геодезическо заснемане, виза за проектиране, изходни данни от експлоатационните дружества. Когато възложителят ги предоставя със закъснение или ги променя, сроковете и обемът работа се променят. Затова договорът обвързва началото на етапите с получаването на изходните данни и урежда последиците от промяната им – иначе забавата се приписва на проектанта.

• Проектант: документирайте писмено кога сте получили всеки изходен документ – това е защитата Ви при спор за срокове.
• Проектен мениджър: водете чеклист на изходните данни по проект със статус и дата на получаване.
• Честа грешка: започване на работа „докато чакаме визата“ – при промяна цялата работа се преправя без основание за доплащане.

Извод: сроковете текат от изходните данни – датата на получаването им е част от досието.

Най-разпространеният модел в архитектурното проектиране: цена за кв.м. разгъната застроена площ. Той е прост за възложителя, но крие риск – сложността не е пропорционална на площта. Малък обект с висока сложност може да изисква повече часове от голям типов. Затова моделът работи най-добре с диференцирани ставки по тип обект и минимална цена под определена площ.

• Проектант: заложете минимална цена и различни ставки по сложност – иначе малките сложни обекти финансират загубата си от големите.
• Счетоводител: при този модел следете реалната доходност на час – тя разкрива дали ставката за кв.м. е адекватна.
• Проектен мениджър: записвайте РЗП и реалните часове по всеки проект – това е базата за бъдещото ценообразуване.
• Честа грешка: една ставка за кв.м. за всички обекти – усреднява печеливши и губещи проекти в невидима смес.

Извод: цената на кв.м. е удобна за продажба, но изисква вътрешна проверка с часове – иначе прикрива загуби.

Разбиването на цената по части (архитектура, конструкции, ВиК, електро, ОВК) е необходимо, когато част от частите се възлагат на подизпълнители – то показва маржа по всяка. Разбиването по етапи (идеен, технически, работен) свързва плащането с приемането и е основата на етапното фактуриране. Двете разбивки често се комбинират в матрица част/етап.

• Проектант: при подизпълнители винаги имайте цена по части – иначе не знаете колко Ви остава от всяка.
• Счетоводител: матрицата част/етап е основата на приходите по етапи и на отчета за незавършена работа.
• Проектен мениджър: водете статус на всяка клетка от матрицата – какво е предадено, прието и фактурирано.
• Честа грешка: обща цена при разпределена работа – маржът по части остава невидим.

Извод: цената по части показва маржа, цената по етапи задвижва фактурирането – бюрото се нуждае и от двете.

Почасовият модел е подходящ при непредвидим обем (консултации, преработки, авторски надзор) и изисква дисциплиниран timesheet. Процентът от строителната стойност обвързва хонорара с мащаба на инвестицията, но носи риск при промяна на стойността и изисква ясна база (проектна или отчетна стойност). И двата модела изискват прозрачно отчитане пред възложителя.

• Проектант: почасовият модел без timesheet е недоказуем; процентният – без ясна база е спорен.
• Счетоводител: при процент от стойността дефинирайте базата в договора – последващата ѝ промяна променя прихода.
• Честа грешка: почасово фактуриране без приложен отчет на часовете – най-честият повод за оспорване на фактура.

Извод: почасовият модел живее от отчета, процентният – от ясната база; и двата умират без документация.

Протоколът за предаване и приемане на етап е не само професионален, а и финансов документ: с него се удостоверява изпълнението, стартира срокът за плащане и обикновено настъпва моментът за фактуриране. Предаване „по имейл“ без потвърждение оставя приемането недоказано – а с него и основанието за плащане.

• Проектант: не предавайте финална документация без протокол или писмено потвърждение – това е моментът, в който имате най-голяма преговорна сила.
• Счетоводител: протоколът е документалната обосновка за прихода по етапа – изисквайте го към фактурата.
• Проектен мениджър: шаблон на протокол с описание на предаденото по части и брой екземпляри – стандартизирайте го.
• Честа грешка: предаване на пълния комплект преди подписване на протокола за предходния етап.

Извод: протоколът превръща работата в вземане – без него има само файлове.

Договорът трябва да урежда: колко цикъла корекции са включени в цената, в какъв срок възложителят прави забележки и какво се случва, ако мълчи. Клаузата за мълчаливо приемане (приема се за прието, ако няма писмени забележки в срок) е ключова защита срещу безкрайното отлагане на приемането – и съответно на плащането.

• Проектант: включените корекции са количествено определени; следващите се заплащат – това дисциплинира и двете страни.
• Проектен мениджър: водете протокол за корекции с дата, обхват и дали са в или извън договорения обем.
• Счетоводител: при мълчаливо приемане следете срока – той определя момента, от който приходът е обоснован.
• Честа грешка: неограничени корекции „докато хареса“ – най-бързият начин губещ проект.

Извод: корекциите са ресурс с лимит, а мълчанието трябва да има срок – иначе приемането не настъпва никога.

Три различни момента вървят паралелно. За ДДС: данъчното събитие настъпва при завършване/приемане на съответния етап (или при по-ранно получаване на аванс). За подоходния данък на свободната професия (ЗДДФЛ): касов принцип – облага се полученото плащане. За дружество по ЗКПО: приходът се признава при възникването му по счетоводните правила, независимо от плащането. Тези три момента не бива да се смесват – те дават различни числа за един и същи проект.

• Счетоводител: при етапна работа проверявайте кой етап е приет, кой е фактуриран и кой е платен – три различни списъка.
• Проектант: ДДС може да е дължим по приет етап, който още не е платен – планирайте паричния поток.
• Честа грешка: изчакване на плащането преди фактуриране при регистрирано лице – данъчното събитие не чака парите.

Извод: приемане, фактуриране и плащане са три различни дати – счетоводството следи и трите.

Работа, която е извършена, но етапът още не е приет и фактуриран, е незавършена работа. При дружество тя има значение за коректния финансов резултат: разходите (заплати, подизпълнители) са направени, а приходът още не е признат. Отчитането ѝ – когато е приложимо според счетоводната политика – изравнява картината. При свободна професия с касов принцип въпросът не влияе на данъка, но остава важен за управленската информация.

• Счетоводител: преценете приложимостта на отчитането на незавършена работа според счетоводната политика и обема на проектите; документирайте базата за оценка (часове, процент завършеност).
• Проектен мениджър: справката за незавършени проекти (какво е в работа и на какъв процент) е входът за тази оценка.
• Проектант: месец без фактури не е месец без работа – незавършеното е бъдещ приход, но и днешен разход.
• Честа грешка: игнориране на незавършената работа при дълги проекти – финансовият резултат подскача изкуствено.

Извод: незавършената работа е мостът между разходите днес и приходите утре – без нея резултатът е нащърбен.

Авансът при подписване е стандартна практика в проектирането, защото работата започва веднага и генерира разходи (часове, подизпълнители), докато първият етап се приема месеци по-късно. За ДДС полученият аванс поражда данъчно събитие при регистрирано лице – издава се фактура за аванса, която впоследствие се приключва с окончателната. За свободната професия авансът е доход при получаване (касов принцип).

• Проектант: авансът не е „предимство“, а нормална защита срещу риска на дългия цикъл – договаряйте го без притеснение.
• Счетоводител: при ДДС регистрация издайте авансова фактура и я свържете с окончателната; следете салдата на неусвоените аванси.
• Проектен мениджър: водете регистър на авансите по проекти – получен, усвоен, остатък.
• Честа грешка: получен аванс без фактура при регистрирано лице – неотчетено данъчно събитие.

Извод: авансът покрива началния разход и поражда данъчно събитие – той се документира от деня на получаването.

Авансът се усвоява с приемането на етапите. При прекратяване на проекта преди завършване се прави сметка: усвоената част срещу изработеното, а неусвоеният остатък се връща или се прихваща. При регистрирано лице връщането на аванс изисква съответната корекция на документите. Затова описът на авансите по проекти е практическа необходимост, не счетоводна прищявка.

• Проектант: при прекратяване документирайте изработеното (часове, предадени материали) – то обосновава задържането на съответната част от аванса.
• Счетоводител: връщането на аванс се документира; при ДДС – със съответната корекция.
• Честа грешка: задържане на целия аванс при ранно прекратяване без обосновка на изработеното.

Извод: авансът се отчита срещу работа – при прекъсване сметката се прави с документи, не с преценка.

Гаранционната задръжка е част от възнаграждението (типично малък процент), която възложителят задържа до определен момент – например до одобряване на проекта, издаване на разрешение за строеж или завършване на строителството. Ключовото: задържането е отложено плащане, а не намаление на цената. Услугата е изпълнена изцяло, приходът е възникнал изцяло, а при ДДС регистрация данъкът е дължим върху цялата стойност – не само върху платената част.

• Счетоводител: фактурирайте пълната стойност на приетия етап; задръжката е вземане с падеж, не непризнат приход.
• Проектант: при ДДС регистрация внасяте данък и върху задържаната част – предвидете паричния поток.
• Проектен мениджър: регистър на гаранционните задръжки с условие и очаквана дата на освобождаване – иначе те се забравят.
• Честа грешка: фактуриране само на получената част – занижен приход и проблем при освобождаване на задръжката.

Извод: задръжката отлага парите, не прихода – фактурира се цялата стойност, следи се падежът.

Гаранционните задръжки се освобождават при настъпване на условие, което може да е след години. Ако бюрото не води регистър, те просто не се търсят – това е чиста загуба, натрупана от много проекти. Регистърът с условие, дата и отговорник е един от най-рентабилните документи в проектантската практика.

• Проектен мениджър: преглеждайте регистъра на задръжките тримесечно и изпращайте искания за освобождаване при настъпило условие.
• Счетоводител: следете давността на тези вземания – те не са безсрочни.
• Честа грешка: „ще ги поискаме, като е готово“ – без записан условие и падеж моментът не се разпознава.

Извод: незаписаната задръжка е несъбрано вземане по подразбиране – регистърът я връща в паричния поток.

Промяната на заданието в хода на проектирането е нормална, но трябва да се документира преди изпълнението: описание на промяната, допълнителни часове или цена, ново отражение върху срока и подпис на възложителя. Устно договорената допълнителна работа при проектиране почти никога не се плаща изцяло – защото при спор няма какво да се покаже.

• Проектант: спрете и оформете change order преди да преработвате – след предаването преговорната сила изчезва.
• Проектен мениджър: шаблон за допълнително възлагане с часове и срок – едностраничен, но подписан.
• Счетоводител: допълнителното възлагане е отделен приход – следете го отделно от основния договор.
• Честа грешка: „малка промяна“, която тегли след себе си преработка на няколко части без документ.

Извод: промяната се плаща само ако е документирана преди изпълнението – change order е застраховката на часовете.

Когато възложителят промени решението си след одобрен етап и това налага преработка, това е нова работа, а не гаранционно задължение. Разграничението е важно: корекциите в рамките на договорените цикли са включени в цената; преработката поради променено задание е допълнително възлагане. Договорът трябва да съдържа този критерий, за да не се води спор всеки път.

• Проектант: водете разлика между „корекция на моя грешка“ (за Ваша сметка) и „промяна на заданието“ (за сметка на възложителя).
• Проектен мениджър: протоколът за корекции трябва да маркира всяка позиция в една от двете категории.
• Честа грешка: приемане на всяка преработка като „корекция“ – бюрото поема чуждите промени безплатно.

Извод: корекцията поправя проекта, преработката изпълнява ново задание – и се плаща като такова.

При прекратяване преди завършване се дължи възнаграждение за реално изработеното до момента. Затова договорът трябва да урежда как се определя изработеното (по етапи, по процент завършеност или по отчетени часове) и какво става с предадените материали и правата върху тях. Без такава клауза спорът е за всичко – и обикновено завършва със загуба за проектанта, който вече е вложил часовете.

• Проектант: при прекратяване веднага съставете отчет за изработеното с часове и предадени материали.
• Счетоводител: частично изпълнената услуга има приход за изработената част – документирайте базата.
• Проектен мениджър: при прекратяване фиксирайте състоянието на проекта писмено – какво е предадено, какво е задържано.
• Честа грешка: предаване на всички материали при прекратяване, преди уреждане на плащането.

Извод: прекратеният проект се урежда с отчет за изработеното – клаузата се пише в началото, не в края.

Неустойката за забава е санкция, която обикновено се приспада от възнаграждението. Тя е дължима само ако забавата е по вина на проектанта – забавата поради късни изходни данни или променено задание не е негова. Бонусите за срок или качество са допълнителен приход при настъпване на условието. И двете следват режима на основното вземане и трябва да са ясно обвързани с обективно измерими условия.

• Проектант: договаряйте неустойката с изключение за забава по вина на възложителя – това е най-важната предпазна клауза.
• Счетоводител: приспаднатата неустойка намалява дължимата сума – документирайте основанието.
• Проектен мениджър: водете хронология на забавите с причина – тя определя кой ги дължи.
• Честа грешка: неустойка без изключения – проектантът плаща за чуждото забавяне на изходни данни.

Извод: неустойката трябва да следва вината, а бонусът – измеримо условие; иначе и двете са произволни.

За ДДС мястото на изпълнение при услуги се определя преди всичко от статуса на получателя. При услуга към данъчно задължено лице (B2B) мястото по правило е там, където е установен получателят (чл. 21, ал. 2 ЗДДС / чл. 44 Директива 2006/112). При услуга към данъчно незадължено лице (B2C) мястото по правило е там, където е установен доставчикът (чл. 21, ал. 1 / чл. 45). Проектантските услуги следват това общо правило – но само когато не попадат в специалното правило за недвижими имоти.

• Проектант: първите два въпроса при чуждестранен възложител са „фирма ли е“ и „има ли конкретен имот“ – в този ред.
• Счетоводител: документирайте статуса на получателя; при B2B от ЕС – проверен ДДС номер.
• Честа грешка: прилагане на общото правило, без да се провери дали услугата е за конкретен имот – специалното правило надделява.

Извод: общото правило е отправната точка, но при проектантските услуги първо се проверява имотният тест.

Ако услугата е пряко свързана с конкретен недвижим имот, мястото на изпълнение е там, където е имотът (чл. 21, ал. 4, т. 1 ЗДДС / чл. 47 Директива) – независимо дали клиентът е фирма или физическо лице и къде е установен. Това е причината валидният ДДС номер на клиента сам по себе си да не решава въпроса: при проект за българска сграда за германски инвеститор мястото е в България, а не в Германия.

• Проектант: имотът командва – неговото местонахождение е по-силно от адреса на клиента.
• Счетоводител: проверявайте последователността: първо имотният тест, после статусът на клиента; обратният ред води до грешки.
• Проектен мениджър: записвайте локацията на обекта в проектното досие – тя е ДДС релевантен факт.
• Честа грешка: обратно начисляване към клиент от ЕС за проект на български имот.

Извод: при проектантските услуги имотният тест се прави пръв – специалното правило изпреварва общото.

Услугата е „свързана с недвижим имот“ по смисъла на специалното правило, когато е налице достатъчно пряка връзка с конкретен имот. Практическите критерии: (1) имотът е конкретен и идентифициран – не хипотетичен; (2) локацията е известна при предоставянето; (3) услугата е насочена към имота – към неговата физическа или правна промяна, състояние или използване; (4) имотът е съществен елемент на услугата, без който тя няма смисъл. Проектирането на конкретна сграда покрива и четирите; общата консултация по строителни норми – нито един.

• Проектант: задайте си въпроса „ако махнем този имот, услугата запазва ли смисъл“ – ако да, тя не е имотна.
• Счетоводител: документирайте по кои критерии сте класифицирали услугата – при проверка това е обосновката.
• Проектен мениджър: при неясна локация на обект в началото отбележете това – то променя третирането.
• Честа грешка: третиране на всичко „архитектурно“ като имотна услуга, включително обучения и стандарти.

Извод: имотният тест е за пряка връзка с конкретен обект – не за професионалната област на доставчика.

Гранични са: типов проект, който по-късно се адаптира за конкретен парцел (адаптацията е имотна услуга, продажбата на типовия проект – не); BIM модел на конкретна сграда (имотна) срещу BIM стандарти и библиотеки (не); визуализация на проектиран обект (имотна) срещу визуализация на продукт (не); дистанционна консултация по конкретен обект (имотна) срещу обща методическа консултация (не). Правилото за разграничаване остава едно и също – четирите критерия.

• Проектант: при смесени поръчки разделете фактурирането – имотната част и общата част имат различно място на изпълнение.
• Счетоводител: смесена поръчка може да изисква разделяне на пера с различно третиране; документирайте разпределението.
• Честа грешка: една фактура „проектантски услуги“ за пакет, съдържащ и типов проект, и адаптация за конкретен имот.

Извод: граничните случаи се решават чрез разделяне на перата – не чрез избор на едно третиране за всичко.

Когато проектантската услуга е свързана с конкретен имот в България, мястото на изпълнение е в България. Регистрираният по ЗДДС проектант начислява 20% български ДДС – и на българската фирма, и на германския инвеститор, и на американското дружество, и на физическото лице. Няма обратно начисляване и няма VIES за тези доставки, защото данъкът е дължим тук.

• Проектант: обяснете това на чуждестранния възложител предварително – той често очаква фактура без ДДС и се изненадва.
• Счетоводител: начислен 20% ДДС; без VIES; отразяване в дневника за продажбите по общия ред.
• Проектен мениджър: при чуждестранен клиент с български обект отбележете това в договора – цената да е ясно „без ДДС“ или „с ДДС“.
• Честа грешка: издаване на фактура без ДДС на клиент от ЕС за българска сграда – неначислен дължим данък.

Извод: българският имот носи български ДДС при всеки клиент – обратно начисляване тук няма.

Когато проектантът работи като подизпълнител по част от проект за български имот – включително когато фактурира на чуждестранно бюро – услугата остава свързана със същия имот. Затова и подизпълнителската фактура следва мястото на имота. Това е една от най-често грешените хипотези: бюрото вижда чуждестранен получател и прилага обратно начисляване, докато обектът е в София.

• Проектант: кой Ви плаща не мести имота – подизпълнението следва обекта.
• Счетоводител: при подизпълнение проверявайте локацията на обекта, а не адреса на получателя на фактурата.
• Честа грешка: обратно начисляване към чуждестранно бюро за част от проект на български обект.

Извод: веригата на плащане не мести обекта – имотът остава котвата на мястото на изпълнение.

Проектантска услуга за конкретен имот в друга държава от ЕС има място на изпълнение там. Български ДДС не се начислява. Практическите последици зависят от статуса на получателя и от правилата на съответната държава: когато получателят е данъчно задължено лице там, обикновено се прилага механизъм на обратно начисляване при него; когато получателят не е данъчно задължено лице, може да възникне задължение за регистрация на българското бюро в тази държава. Това е хипотеза, която изисква проверка преди договарянето, а не след издаването на фактурата.

• Проектант: преди да поемете проект за имот в чужбина, проверете какви са задълженията Ви там – цената може да се промени.
• Счетоводител: проверете правилата на държавата на имота; при значителни обеми потърсете местна консултация.
• Проектен мениджър: отбележете в проектното досие държавата на обекта – тя е основен ДДС параметър.
• Честа грешка: приемане, че „щом е ЕС фирма, е обратно начисляване“ – при B2C или при специфични местни правила това не е така.

Извод: чуждият имот мести данъка в своята държава – последиците се проверяват преди договора.

При проект за конкретен имот в трета държава мястото на изпълнение е извън ЕС и български ДДС не се начислява. Доставката не влиза във VIES (той обхваща само вътреобщностни доставки). Възможно е обаче да възникнат задължения по правото на третата държава – те се преценяват според конкретния случай и обема.

• Счетоводител: без български ДДС и без VIES; отразяване в дневника за продажбите; документирайте локацията на имота.
• Проектант: при големи проекти в трети държави проверете местните изисквания за данъци и правоспособност.
• Честа грешка: включване на такива доставки във VIES декларацията.

Извод: имот в трета държава – без български ДДС и без VIES, но с проверка на местния режим.

Когато няма конкретен имот, специалното правило не се прилага и услугата следва общото правило по статуса на клиента. Продажбата на типов проект, изработването на BIM библиотеки и стандарти, обученията, общите методически консултации и визуализациите на продукти без обект са услуги по общото правило: към фирма от ЕС – място при получателя (обратно начисляване, VIES); към фирма от трета държава – място извън България; към физическо лице – по правило място при доставчика.

• Проектант: продуктовите линии на бюрото (типови проекти, обучения, библиотеки) имат различно ДДС третиране от проектите – водете ги отделно.
• Счетоводител: тези услуги влизат във VIES при B2B от ЕС – за разлика от имотните услуги.
• Честа грешка: третиране на онлайн обучение по проектиране като имотна услуга.

Извод: без конкретен обект правилото се сменя – и с него VIES, основанието и начисляването.

Фактът, че проектантът не посещава обекта и работи изцяло дистанционно, сам по себе си не изважда услугата от специалното правило. Ако проектът е за конкретен идентифициран имот, връзката е налице независимо от начина на работа. Обратно – физическото присъствие на среща не прави обща консултация имотна услуга. Критерият е предметът, не логистиката.

• Проектант: дистанционната работа по конкретен обект остава имотна услуга – каналът не мести мястото.
• Счетоводител: не използвайте „дистанционно“ като критерий за класификация – проверявайте предмета.
• Честа грешка: „не сме били на обекта, значи не е имотна услуга“.

Извод: предметът решава, не присъствието – дистанционният проект за конкретна сграда е имотна услуга.

Авторският надзор се упражнява върху конкретен строеж – той е неразривно свързан с определен имот и покрива всички критерии на имотния тест. Затова мястото на изпълнение е там, където е строежът. Това има практическо значение при обекти в чужбина: надзорът следва обекта, независимо че договорът е с българско дружество.

• Проектант: авторският надзор на български обект носи български ДДС при всеки клиент; на чужд обект – следва държавата на строежа.
• Счетоводител: третирайте надзора по локацията на строежа, а не по адреса на възложителя.
• Проектен мениджър: отчетите за посещения на обекта документират и услугата, и връзката ѝ с имота.
• Честа грешка: фактуриране на надзор по режима на общата консултация.

Извод: авторският надзор е най-„имотната“ от всички проектантски услуги – той живее на обекта.

Геодезическото заснемане, трасирането, кадастралните услуги и устройственото планиране на конкретен имот са класически примери за услуги, свързани с недвижим имот: те се отнасят до конкретен, идентифициран поземлен имот и са насочени към установяване или промяна на неговото състояние или правен статут. Мястото на изпълнение следва имота.

• Геодезист/урбанист: Вашите услуги почти винаги са имотни – изключение са общите методически консултации и обученията.
• Счетоводител: при тези услуги имотният тест обикновено е изпълнен – документирайте идентификацията на имота.
• Честа грешка: прилагане на обратно начисляване при геодезическо заснемане на български имот за чуждестранен клиент.

Извод: геодезията и ПУП са свързани с имота по дефиниция – мястото им е там, където е земята.

Проектантското бюро почти винаги плаща на чуждестранни доставчици: CAD и BIM абонаменти, облачни платформи, рендер услуги, онлайн реклама. Тези услуги обикновено имат място на изпълнение в България и пораждат две задължения: регистрация по чл. 97а преди първата такава сделка и самоначисляване на ДДС с протокол по чл. 117 след регистрацията. Това е най-често пропусканото задължение в младите бюра.

• Проектант: първият софтуерен абонамент от чуждестранен доставчик е ДДС събитие – проверете статуса си преди плащането.
• Счетоводител: при регистрация само по чл. 97а начисленият по протокол данък не се неутрализира с пълен кредит – той е реален разход.
• Проектен мениджър: водете регистър на чуждестранните доставчици и абонаменти – той е входът за протоколите.
• Честа грешка: години абонаменти без регистрация и протоколи – типична констатация при проверка.

Извод: чуждестранният софтуер отваря вратата на чл. 97а – тя се минава преди първото плащане.

При получена чуждестранна услуга с място в България регистрираното лице самоначислява ДДС с протокол по чл. 117, който се отразява в дневника за продажбите. При пълна регистрация същата сума влиза и в дневника за покупките като данъчен кредит (ако услугата е за облагаема дейност) – нетният ефект е нула. При регистрация само по чл. 97а правото на кредит е ограничено и начисленият данък е реален разход за бюрото.

• Счетоводител: проверете за всеки протокол дали има право на кредит – това определя нетния ефект.
• Проектант: при само чл. 97а софтуерът реално поскъпва с 20% – това е аргумент за преценка на пълна регистрация.
• Честа грешка: издаване на протокол за услуга с място извън България – излишно начисляване.

Извод: протоколът е задължение, кредитът – право; при чл. 97а второто липсва и данъкът става разход.

VIES декларация се подава за доставки на услуги с място на изпълнение в друга държава от ЕС към данъчно задължени лица там, когато данъкът се дължи от получателя. За проектантското бюро това означава: услуги без конкретен обект (типов проект, BIM стандарти, обща консултация, обучение) към фирма от ЕС – да. Проектиране на конкретен имот – зависи къде е имотът: български имот – не (мястото е в България); имот в ЕС при получател, който самоначислява там – възможно е да влезе, според конкретиката.

• Счетоводител: проверявайте трите условия: получателят е данъчно задължено лице от ЕС, мястото е извън България, данъкът се дължи от получателя.
• Проектант: уведомявайте счетоводителя за всяка чуждестранна фактура с описание на обекта – това решава VIES въпроса.
• Честа грешка: механично включване на всички чуждестранни фактури във VIES.

Извод: VIES не следва чуждия клиент, а мястото на изпълнение – при български обект той отпада.

Когато българско дружество плаща на чуждестранно лице възнаграждения за технически или консултантски услуги с източник в България, може да възникне данък при източника по ЗКПО. За проектантско бюро типичните хипотези са: чуждестранен конструктор или консултант по част от проекта, чуждестранен визуализатор, чуждестранен експерт. Приложима СИДДО може да намали или премахне данъка, но само при изпълнена процедура и събрани документи преди плащането.

• Проектант: преди плащане към чуждестранен подизпълнител попитайте счетоводителя за данък при източника – удържа се от плащането.
• Счетоводител: определете вида дохода и приложимата спогодба; за облекчение са нужни удостоверение за местно лице и декларации преди плащането.
• Проектен мениджър: при договор с чуждестранен подизпълнител заложете в бюджета евентуалния данък при източника.
• Честа грешка: плащане на чуждестранен визуализатор без преценка – установява се при проверка с лихви.

Извод: плащането навън се проверява преди превода – облекчението по СИДДО се заслужава с документи.

Проектантското счетоводство се води в няколко разреза едновременно: по проект (основният), по клиент, по обект и държава на имота (заради ДДС), по проектна част и по етап, по възложител и главен изпълнител (при подизпълнение), по служител и часове, както и разделно за преки разходи, общи разходи, аванси, гаранционни задръжки и авторски права. Тези разрези не са академични – всеки от тях отговаря на конкретен въпрос, който възниква при ценообразуване, спор или проверка.

• Счетоводител: минималният работещ набор е проект + клиент + етап + държава на имота; останалите се добавят според мащаба.
• Проектант: без проектен разрез не можете да отговорите на въпроса „печеля ли от този тип обекти“ – а именно той определя стратегията.
• Проектен мениджър: проектният код е ключът, който свързва часовете, разходите, фактурите и досието.
• Честа грешка: аналитичност само по клиент – при няколко обекта на един възложител картината се размива.

Извод: проектният код е гръбнакът на бюрото – всичко останало виси на него.

Себестойността на един проект се формира от преките разходи (часове на екипа по вътрешна ставка, подизпълнители, печат, командировки, специфичен софтуер за проекта) плюс разпределен дял от общите разходи (наем, лицензи, администрация, застраховки). Разпределението на общите разходи става по избран ключ – най-често по отработени часове. Без този разчет „печалбата“ от проект е илюзорна, защото не отчита ресурса, който бюрото поддържа през цялата година.

• Счетоводител: изберете един ключ за разпределение и го прилагайте последователно – смяната му прави сравненията невъзможни.
• Проектант: проект, който покрива само преките си разходи, всъщност е губещ – той не участва в наема и лицензите.
• Проектен мениджър: сравнявайте бюджет срещу действителни разходи по всеки проект – разликата учи повече от всяка теория.
• Честа грешка: оценка на проекта по „приход минус подизпълнители“ – собственият труд и общите разходи изчезват от сметката.

Извод: себестойността включва и часовете, и дела от общите разходи – иначе печалбата е оптическа измама.

Отчитането на часовете не изисква сложна система: дата, проект, дейност (или проектна част), часове. Дори водено в проста таблица, то отговаря на трите най-важни въпроса на бюрото: колко струва реално един проект, коя ставка е адекватна и кой е натоварен. Липсата на timesheet прави всяко ценообразуване предположение, а всяка преговорна позиция – слаба.

• Проектант: водете часовете дори за фиксирани договори – те не влизат във фактурата, но управляват цената на следващия договор.
• Проектен мениджър: ежеседмично попълване е реалистично; месечното „по спомен“ е безполезно.
• Счетоводител: часовете са базата за разпределение на общите разходи и за оценка на незавършената работа.
• Честа грешка: отчитане само на фактурируемите часове – тогава utilization не може да се изчисли.

Извод: часовете са валутата на проектантското бюро – непреброената валута не се управлява.

Utilization rate е делът на фактурируемите часове от общо отработените. Реалистичните нива в проектантската практика оставят място за администрация, оферти, конкурси, обучение и вътрешни задачи. Показател, близък до 100%, обикновено означава едно от двете: часовете се отчитат непълно или екипът е в режим на изчерпване. Твърде ниският показател означава или недостиг на работа, или прекомерна вътрешна натовареност.

• Проектант: заложете нефактурируемото време в ставката си – то съществува, независимо дали го признавате.
• Проектен мениджър: следете utilization по служител, не средно за бюрото – средното крие претоварени и незаети.
• Счетоводител: utilization обяснява защо приходът на служител се различава от очаквания при дадена ставка.
• Честа грешка: изчисляване на ставки при допускане, че всички работни часове са продаваеми.

Извод: utilization измерва честността на планирането – нереалистично високият е сигнал, не постижение.

Преки са разходите, които могат да се отнесат към конкретен проект: подизпълнители по части, печат на конкретния проект, командировки до обекта, специализирано заснемане, такси, платени за проекта. Общи са разходите за поддържане на дейността: наем, софтуерни лицензи, администрация, застраховки, счетоводство, маркетинг. Правилното разделяне определя както себестойността на проекта, така и разбирането какъв обем работа бюрото трябва да поддържа, за да покрива фиксираните си разходи.

• Счетоводител: при осчетоводяване питайте „за кой проект е това“ – ако няма отговор, разходът е общ.
• Проектант: софтуерните лицензи са общ разход, който трябва да се покрива от всички проекти – затова бюрото има минимален обем.
• Честа грешка: отнасяне на всичко към „общи разходи“ от удобство – себестойността на проектите става неизчислима.

Извод: прекият разход има проект, общият има година – разделянето им е първата стъпка към управление.

При проектант на свободна професия с 25% нормативно признати разходи реалните разходи не намаляват подоходния данък – те са условно покрити от НПР. Това не ги прави без значение: те определят реалната рентабилност, а при регистрация по ДДС – и данъчния кредит. Именно затова капиталоемките бюра често преминават към дружество: там реалните разходи се признават.

• Проектант (свободна професия): лицензи за 8000 евро годишно не намаляват данъка Ви – те намаляват само джоба Ви. Това е аргумент за преоценка на формата.
• Счетоводител: не приспадайте реални разходи от подоходната основа при НПР режим; проследявайте ги за ДДС и за управленски цели.
• Честа грешка: очакване, че скъп софтуер „ще намали данъка“ при свободна професия.

Извод: при НПР режим разходите не пипат данъка – те само доказват, че формата може да е сгрешена.

Месечният или годишният абонамент е текущ разход за периода, за който се отнася. Безсрочният лиценз с висока стойност може да отговаря на характеристиките на дълготраен нематериален актив и да подлежи на амортизация при дружество. Разграничението има значение за момента на признаване на разхода и за данъчния резултат в годината на придобиване.

• Счетоводител: преценете дали лицензът е текущ разход или нематериален актив според срока и стойността; документирайте преценката.
• Проектант: абонаментният модел изглажда разхода, но за няколко години често надхвърля цената на безсрочния лиценз – сметнете и двата варианта.
• Проектен мениджър: водете регистър на лицензите с брой места, срок на подновяване и стойност.
• Честа грешка: пропуснато подновяване на критичен лиценз в средата на проект.

Извод: абонаментът е разход по периоди, безсрочният лиценз може да е актив – режимът следва същността.

Повечето професионални CAD, BIM и рендер платформи се фактурират от чуждестранни доставчици. Това активира разгледаните в Модул 23 задължения: регистрация по чл. 97а преди първата сделка и самоначисляване с протокол по чл. 117. При пълна ДДС регистрация ефектът е неутрален; при регистрация само по чл. 97а данъкът е реален разход – фактор, който трябва да влезе в бюджета на бюрото.

• Счетоводител: при бюро с много чуждестранни абонаменти изчислете дали пълната регистрация не е по-изгодна от чл. 97а.
• Проектант: сравнете цената на софтуера с и без ДДС ефект – тя не е една и съща при различните регистрации.
• Честа грешка: бюджетиране на софтуера по цената от фактурата, без да се отчете самоначисленият данък при чл. 97а.

Извод: чуждестранният софтуер струва различно според ДДС статуса – изберете статуса със сметка.

Работни станции, видеокарти, плотери, скенери, дронове, лазерни скенери и геодезическа техника са типичните активи на проектантското бюро. При дружество придобиване над стойностния праг за дълготраен актив се капитализира и амортизира по данъчните амортизационни норми на ЗКПО; под прага се признава като текущ разход. Правилното класифициране влияе на данъчния резултат за годината на покупката и на следващите.

• Счетоводител: поддържайте амортизационен план; проверете в коя данъчна категория попада всеки вид техника.
• Проектант: скъпият хардуер не се „изписва“ наведнъж – планирайте паричния поток отделно от данъчния ефект.
• Проектен мениджър: регистър на активите с инвентарен номер, отговорник и местонахождение – особено за преносима техника.
• Честа грешка: отписване на лазерен скенер изцяло в годината на покупката при дружество.

Извод: над прага активът се амортизира – паричният поток и данъчният разход се разминават по време.

Тази техника има две особености. Първо – тя често се използва и извън бюрото, което поставя въпроса за смесена употреба и съответната корекция на данъчния кредит. Второ – за някои дейности (например полети с дрон) има допълнителни регулаторни изисквания, независими от данъчните. Активът се завежда, застрахова и обслужва, а използването му се документира по проекти.

• Счетоводител: при смесена употреба коригирайте данъчния кредит пропорционално; документирайте базата.
• Проектант: проверете регулаторните изисквания за експлоатация на техниката отделно от данъчните въпроси.
• Проектен мениджър: отчитайте използването на скъпата техника по проекти – това обосновава и цената на услугата.
• Честа грешка: пълен данъчен кредит за техника със значителна лична употреба.

Извод: специализираната техника изисква и данъчна, и регулаторна грижа – и документирано използване по проекти.

Сравнението между лизинг и покупка има три измерения: паричен поток (лизингът разсрочва), обща цена (лизингът обикновено е по-скъп с лихвата и таксите) и счетоводно-данъчно третиране (при финансов лизинг активът обикновено се завежда и амортизира при лизингополучателя, а при оперативен – вноските са текущ разход; ДДС третирането също се различава). Изборът зависи от паричния поток на бюрото и от продължителността на ползване.

• Счетоводител: определете вида лизинг по договора – от него следва цялото счетоводно и данъчно третиране.
• Проектант: лизингът купува ликвидност, не изгода – използвайте го, когато паричният поток го изисква.
• Честа грешка: избор на лизинг заради „данъчна изгода“ без сравнение на общата цена.

Извод: лизингът решава въпроса с ликвидността; общата цена почти винаги е по-висока – изборът е съзнателен компромис.

Посещенията на обекти, замерванията и авторският надзор правят автомобила реално работен инструмент – но данъчният режим не следва автоматично тази необходимост. За леките автомобили ЗДДС по правило ограничава правото на данъчен кредит за придобиването и експлоатацията, освен при определени изключения. При дружество лично ползване на служебен автомобил може да поражда данък върху разходите по ЗКПО. Документирането на служебните пътувания (обект, дата, цел) е задължителната основа.

• Проектант: не разчитайте автоматично на ДДС кредит за автомобила – проверете конкретните ограничения.
• Счетоводител: проверете основанието за кредит и режима на данъка върху разходите; поддържайте документална обосновка.
• Проектен мениджър: обвържете пътуванията с проектни кодове – те са и преки разходи, и доказателство за надзора.
• Честа грешка: пълен данъчен кредит за лек автомобил и гориво без основание.

Извод: автомобилът е работен инструмент с ограничен данъчен статус – документацията компенсира част от ограничението.

Пътуванията до отдалечени обекти генерират разходи, които могат да са включени в цената или да се префактурират на възложителя. Ако се префактурират, те са част от възнаграждението и следват режима на основната услуга – не са транзитни суми. При дружество командировъчните на служителите имат свой режим и изискват заповед и отчет.

• Проектант: уговорете в договора дали пътните са включени или се фактурират отделно – и се придържайте последователно.
• Счетоводител: префактурираните пътни следват режима на услугата; командировъчните на служители имат отделен режим с документи.
• Проектен мениджър: отчетът за посещение на обект е едновременно професионален и разходен документ.
• Честа грешка: третиране на собствените пътни като „разходи на клиента“ – те са част от възнаграждението.

Извод: префактурираният пътен разход е приход, не транзит – режимът следва основната услуга.

Архитектурните конкурси изискват значителен ресурс: часове, визуализации, макети, печат – обикновено без гаранция за възнаграждение. Това е инвестиция в маркетинг и позициониране, а не проект. Правилното ѝ третиране е като общ разход с отделно проследяване: бюрото трябва да знае колко харчи годишно за конкурси и какъв дял от тях печели, за да реши дали стратегията работи.

• Счетоводител: водете конкурсите като отделна аналитичност в общите разходи – те не са проектни разходи.
• Проектант: изчислете реалната цена на участието в часове – тя често надхвърля очакваното многократно.
• Проектен мениджър: водете статистика: участия, класирания, спечелени – тя показва възвръщаемостта.
• Честа грешка: неотчитане на часовете за конкурси – бюрото не знае колко му струва „безплатното“ участие.

Извод: конкурсът е маркетингова инвестиция с измерима цена – измерването е условието да е решение, а не навик.

Подготовката на оферта по обществена поръчка също има цена: часове за документация, доказване на съответствие, справки за правоспособност и застраховки, понякога гаранции. При участие в обединение или с подизпълнители се добавят и вътрешните договорености. Тези разходи са общи, но подлежат на същия анализ като конкурсите: колко струва участието и каква е успеваемостта.

• Проектен мениджър: поддържайте готов пакет от документи (правоспособности, застраховки, референции) – той съкращава часовете за всяка следваща оферта.
• Проектант: преценявайте кои поръчки си струват – подготовката на оферта е реален разход.
• Счетоводител: разходите за оферти са общи; евентуалните гаранции се отчитат отделно.
• Честа грешка: участие във всяка поръчка „за всеки случай“ без анализ на успеваемостта.

Извод: офертата има цена и успеваемост – готовият документен пакет е най-евтиният начин да се намали първата.

Архитектите, инженерите, BIM специалистите, чертожниците и визуализаторите, които работят постоянно в бюрото по определено работно време и с негова техника, са в трудово правоотношение с всички произтичащи задължения: писмен договор преди постъпване, регистрация на договора, длъжностна характеристика, ведомост, осигуряване и данък, декларации. Правоспособността им е отделен въпрос – тя се носи лично и се вписва в камарата, независимо от трудовия договор.

• Проектант-собственик: постоянният екип е на трудов договор – това е и правна необходимост, и условие за задържане на хора.
• Счетоводител: пълен цикъл: договор, регистрация, ведомост, декларации и вноски до 25-о число.
• Проектен мениджър: водете за всеки служител правоспособност, части, застраховка и часове по проекти.
• Честа грешка: постоянен проектант на „граждански договор“ с работно място и график в бюрото.

Извод: постоянната работа в бюрото е трудово правоотношение; правоспособността остава лична и над него.

Стажантите и младшите проектанти често работят под ръководството на правоспособен проектант – това е и начинът за натрупване на проектантски стаж към пълна правоспособност. Оформянето (трудов договор, стажантски договор) следва реалния характер на работата. Удостоверяването на проектантския стаж по-късно ще изисква документи от бюрото – затова записването на участието им в проекти има двойна стойност.

• Проектант: документирайте участието на младшите в проектите – то ще им трябва за правоспособност.
• Проектен мениджър: водете списък на проектите по служител – това е бъдещото удостоверение за стаж.
• Счетоводител: стажантските отношения имат свой режим – оформете ги според реалния характер на работата.
• Честа грешка: неплатен „стаж“ с реална работа по проекти – и правен риск, и загубено доказателство за стаж.

Извод: младшият проектант натрупва стаж, който бюрото трябва да може да удостовери – записвайте участието.

Гражданският договор е за конкретен резултат – например изработване на определена проектна част в определен срок. Той е законен, когато изпълнителят работи самостоятелно, организира сам процеса, не е подчинен на работно време и не използва изцяло ресурсите на възложителя. Обратно: ежедневна работа в офиса на бюрото, по график, с негова техника и под текущи указания сочи трудово правоотношение, независимо от заглавието на договора.

• Проектант-собственик: тестът е фактически – формулировката на договора не спасява при реално подчинение.
• Счетоводител: при преквалификация следва доначисляване на осигуровки за минали периоди с лихви – сигнализирайте риска писмено.
• Проектен мениджър: при външни проектанти уговаряйте резултат и срок, не присъствие и работно време.
• Честа грешка: цял екип „на граждански“ с работни места в бюрото – най-лесната констатация при проверка.

Извод: гражданският договор купува резултат; купуването на присъствие е трудово правоотношение.

Проектантът със собствена регистрация (свободна професия или дружество), който изработва част от проекта и издава фактура, е подизпълнител – самостоятелен данъчен субект. Това е чистата форма при работа с външни специалисти: той сам се облага и осигурява, а за бюрото сумата е разход. Изисква писмен договор с обхват, срок, цена, авторски права и изискване за застраховка.

• Проектант: работата с регистрирани подизпълнители е най-чистата форма – но изисква договор и проверка на правоспособността им.
• Счетоводител: фактурата на подизпълнителя е пряк разход по проекта; следете маржа по части.
• Проектен мениджър: в чеклиста за възлагане: договор, правоспособност по частта, застраховка, срокове, авторски права.
• Честа грешка: възлагане на част от проекта без писмен договор – при проблем отговорността остава изцяло у бюрото.

Извод: подизпълнителят е отделен субект с отделни документи – веригата се държи от договори, не от доверие.

При комплексни проекти един проектант (или бюро) поема ролята на водещ и възлага останалите части. Тогава договорната верига е: възложител – главно бюро – подизпълнители по части. Всеки издава документ за своята част; за главното бюро сумите на подизпълнителите са разход, а към възложителя се фактурира цялата услуга. Маржът по всяка част се вижда само ако цената е разбита по части.

• Проектант: като главно бюро поемате отговорност за комплектността – но и координационен риск, който трябва да е в цената.
• Счетоводител: приходът е пълната стойност към възложителя, разходът – фактурите на подизпълнителите; следете маржа по части.
• Проектен мениджър: матрицата част/подизпълнител/срок/цена е основният управленски документ на комплексния проект.
• Честа грешка: „препращане“ на плащане към подизпълнител без документи – смесване на чужд и собствен приход.

Извод: главното бюро продава цялото и купува частите – двете страни на веригата се документират поотделно.

Работата като подизпълнител на друго бюро има своите специфики: получателят на фактурата е бюрото, не крайният възложител; авторските права върху Вашата част трябва да са уредени; а при ДДС локацията на обекта, а не адресът на бюрото, определя мястото на изпълнение. Освен това плащането Ви често зависи от плащането на крайния възложител – клауза, която трябва да се договаря внимателно.

• Проектант: избягвайте клаузи „плащам, когато ми платят“ без краен срок – те прехвърлят чужд риск върху Вас.
• Счетоводител: при подизпълнение към чуждестранно бюро проверете локацията на обекта – тя решава ДДС третирането.
• Проектен мениджър: изисквайте информация за обекта и крайния възложител – те са релевантни и професионално, и данъчно.
• Честа грешка: обратно начисляване към чуждестранно бюро за част от проект на български обект.

Извод: като подизпълнител фактурирате на бюрото, но следвате обекта – и в правата, и в ДДС.

Обединения се създават най-често за участие в обществени поръчки или големи проекти, когато нито един участник не покрива сам изискванията. Договорът за обединение урежда дяловете, разпределението на работата, представителството и разпределението на приходите. Данъчните и осигурителните последици зависят от конкретната конструкция и изискват предварителен анализ – това не е форма, която се създава набързо.

• Проектант: преди участие в обединение изяснете кой фактурира на възложителя и как се разпределят парите.
• Счетоводител: данъчното третиране на обединението зависи от конструкцията – направете анализ преди подписването, не след първата фактура.
• Проектен мениджър: в обединението документацията се удвоява – водете отделно вътрешните разчети.
• Честа грешка: подписване на договор за обединение без изяснено данъчно третиране и ред на фактуриране.

Извод: обединението е инструмент за достъп до големи поръчки – но с данъчна конструкция, която се проверява предварително.

Архитектурните и инженерните проекти са обекти на авторско право по Закона за авторското право и сродните му права. Авторството принадлежи на физическото лице – проектанта. Възложителят с плащането на хонорара получава определени права на ползване, чийто обхват зависи от договора. Ключовото практическо разграничение е между предоставяне на право на ползване (за конкретния обект) и прехвърляне на права (по-широко) – те имат различна цена и различни последици.

• Проектант: уредете правата изрично – при мълчание обхватът е спорен и обикновено в ущърб на автора.
• Счетоводител: възнаграждението за отстъпване на права може да има специфично третиране – разграничете го от проектантската услуга.
• Проектен мениджър: в регистъра на проектите записвайте какъв обем права е предоставен по всеки договор.
• Честа грешка: договор без клауза за права – при повторно използване на проекта позицията на автора е слаба.

Извод: проектът е авторско произведение – правата се уговарят изрично, иначе се тълкуват в спор.

Два практически въпроса възникват след предаването: може ли възложителят да построи проекта повторно на друго място и може ли да го променя без участието на автора. Отговорите зависят от договора и от авторскоправните правила. Авторският надзор е и правен механизъм, чрез който проектантът следи изпълнението да съответства на проекта – той е свързан с авторството, а не просто услуга.

• Проектант: уговорете отделно възнаграждение за повторно използване – типовите проекти се продават именно на този принцип.
• Проектен мениджър: следете дали проектите на бюрото не се използват извън договорения обхват.
• Честа грешка: предаване на пълни файлове без уговорка за обхвата на ползване.

Извод: повторното използване и промените се плащат отделно – ако договорът го е предвидил.

Продажбата или лицензирането на типов проект е различен бизнес модел от индивидуалното проектиране: продуктът се създава веднъж и се продава многократно. Данъчно и по ДДС той се различава от проектирането по поръчка – типовият проект без конкретен обект следва общото правило за място на изпълнение, докато адаптацията му за конкретен парцел е услуга, свързана с недвижим имот. Затова двете се фактурират разделно.

• Проектант: типовият проект и адаптацията му са два продукта с две цени – и с две различни ДДС третирания.
• Счетоводител: следете продажбите на типови проекти като отделна приходна линия с различно ДДС третиране.
• Проектен мениджър: водете регистър на продадените лицензи с обхват и територия.
• Честа грешка: пакетна фактура „проект“ за типов проект плюс адаптация – смесва два режима.

Извод: типовият проект е продукт, адаптацията – услуга за имот; разделяйте ги в договора и фактурата.

Проектантското бюро обработва лични данни на възложители (физически лица), на служители и подизпълнители, а понякога и на трети лица – например при заснемания, които включват съседни имоти, или при дронови снимки. Задълженията включват законно основание за обработване, регистър на дейностите, мерки за защита и договори с обработващи (счетоводител, IT доставчик, облачни платформи за съхранение на проекти).

• Проектант: облачното съхранение на проекти е обработване на данни – уредете отношенията с доставчика писмено.
• Счетоводител: Вие сте обработващ за бюрото – работете по договор и с необходимия минимум данни.
• Проектен мениджър: поддържайте регистър на дейностите и списък на доставчиците, които имат достъп до проектните файлове.
• Честа грешка: липса на договор за обработване с облачния доставчик, където се пази цялата проектна документация.

Извод: проектните файлове съдържат лични данни – облакът и счетоводителят са обработващи по договор.

Заснеманията – особено с дрон – могат да обхванат съседни имоти, хора и превозни средства. Това поставя въпроси както по GDPR, така и по регулаторните правила за полети. Практическото решение е ограничаване на обхвата до необходимото, съхранение за определен срок и вътрешно правило кой има достъп до суровите материали.

• Проектант: ограничавайте заснемането до нужното за проекта – излишните кадри са излишен риск.
• Проектен мениджър: определете срок за съхранение на суровите заснемания и правило за достъп.
• Честа грешка: неограничено съхранение на дронови материали „за портфолио“ без основание.

Извод: заснемането събира повече, отколкото е нужно – ограничете обхвата, срока и достъпа.

Проектирането за общини и държавни възложители минава през процедурите на Закона за обществените поръчки. Особеностите за бюрото са: доказване на съответствие (правоспособност, застраховки, опит), понякога гаранции, строги срокове, специфичен ред за приемане и плащане, както и по-дълъг цикъл на плащане. Всичко това има отражение върху паричния поток и трябва да е предвидено в цената.

• Проектант: по-дългият платежен цикъл при публични възложители е реален разход за бюрото – отчетете го в цената.
• Счетоводител: следете отделно вземанията от публични възложители – те имат свой ритъм.
• Проектен мениджър: поддържайте актуален пакет документи за съответствие – той се иска при всяка процедура.
• Честа грешка: калкулиране на цената за обществена поръчка по същия модел като за частен възложител.

Извод: публичната поръчка носи по-дълъг цикъл и повече администрация – те са част от цената.

При проекти с европейско финансиране изискванията за документиране са завишени: проследимост на разходите, спазване на процедурите, понякога специфични изисквания за отчитане. За бюрото това означава повече администрация и по-дълъг период до плащане – и двете трябва да са в цената. Документалната дисциплина тук не е препоръка, а условие за плащане.

• Проектен мениджър: при такива проекти водете отделно досие с пълна проследимост от началото.
• Счетоводител: изискванията за проследимост често надхвърлят обичайните – уточнете ги преди старта.
• Честа грешка: подценяване на административната тежест при европейско финансиране.

Извод: европейското финансиране плаща срещу документи – дисциплината е условие, не добродетел.

Здравословният месечен цикъл има фиксирана последователност: попълване и затваряне на timesheet-ите; преглед на приетите етапи и издаване на фактурите за тях; актуализиране на регистрите на аванси и гаранционни задръжки; събиране на разходните документи и отнасянето им по проекти; при ДДС регистрация – дневници и справка-декларация в срок; авансови осигурителни вноски до 25-о число; при персонал – пълен цикъл на заплати и декларации. Месечният пакет към счетоводителя е формата, в която всичко това се предава.

• Проектант: затваряйте часовете в първите работни дни на месеца – след две седмици споменът за разпределението изчезва.
• Счетоводител: изисквайте разходните документи с посочен проект – отнасянето постфактум е догадка.
• Проектен мениджър: месечният преглед на статусите (в работа / предаден / приет / фактуриран / платен) е основният управленски ритуал.
• Честа грешка: фактуриране „когато се сетим“ – приетите етапи стоят нефактурирани със седмици и паричният поток страда без причина.

Извод: месечният ритъм превръща проектната работа в управляем бизнес – 25-о число е неговият метроном.

Ключови месечни проверки: сборът на издадените документи да отговаря на дневника за продажбите (при ДДС); приетите, но нефактурирани етапи да са нула или обяснени; получените аванси минус усвоените да отговарят на салдата; гаранционните задръжки в регистъра да отговарят на разликата между фактурирано и платено по съответните проекти; отработените часове по проекти да се равняват с общо отработените часове на екипа. Последното равенство е специфично за проектантската практика – то показва дали часовете се отчитат пълно.

• Счетоводител: равенството „часове по проекти = общо отработени часове минус нефактурируеми“ разкрива непълно отчитане.
• Проектен мениджър: списъкът „прието, но нефактурирано“ е най-бързият източник на пари в бюрото.
• Проектант: ако равенствата не излизат, проблемът е в информацията, не в счетоводството.
• Честа грешка: пропуснато фактуриране на приет етап, открито след месеци при годишното приключване.

Извод: равенствата хващат забравеното фактуриране и непълните часове – двете най-скъпи месечни течове.

Проектантът на свободна професия подава годишна данъчна декларация по чл. 50 ЗДДФЛ (по правило до 30 април) с Таблици 1 и 2 за осигурителното изравняване върху реалния облагаем доход. Дружеството подава годишна данъчна декларация по ЗКПО и годишен финансов отчет, а при плащания към физически лица – и съответните годишни справки. Преди това се правят равненията: приходи и разходи по проекти, неусвоени аванси, гаранционни задръжки, незавършена работа, активи и амортизации.

• Счетоводител: при дружество прегледайте амортизационния план и незавършените проекти преди приключване – те определят резултата.
• Проектант (свободна професия): заделяйте за осигурителното изравняване – при силна година то е значителна сума наведнъж.
• Проектен мениджър: подгответе годишния списък на проектите със статус – той е основата на прегледа.
• Честа грешка: пропуснато осигурително изравняване след силна година – задължение с лихви.

Извод: годишното приключване е сверка на проектите, не само на сметките – започва от списъка на обектите.

Освен данъчното приключване, краят на годината е моментът за управленски преглед: кои типове проекти са били печеливши, каква е била средната ефективна ставка на час, какъв дял от часовете е бил фактурируем, кои клиенти носят най-много работа и кои – най-много проблеми, колко е струвало участието в конкурси и каква е успеваемостта. Този преглед определя цените и стратегията за следващата година.

• Проектант: направете класация на проектите по ефективна ставка на час – тя често изненадва.
• Счетоводител: предоставете анализ по проекти и клиенти – той е по-полезен от отчета за приходи и разходи.
• Проектен мениджър: сравнете бюджет срещу действително по всички завършени проекти – това е обучението за следващата година.
• Честа грешка: приемане на нови проекти по стари цени без годишен анализ на рентабилността.

Извод: годината се затваря два пъти – веднъж пред НАП и веднъж пред самите себе си.

Основата на всяко ценообразуване е разходът на фактурируем час: всички годишни разходи на бюрото (заплати, осигуровки, наем, лицензи, техника, застраховки, администрация), разделени на реално фактурируемите часове. Върху него се добавя желаният марж. Резултатът е минималната икономически оправдана ставка – под нея всеки ангажимент носи загуба, независимо колко е привлекателен обектът.

• Проектант: знайте разхода си на час наизуст – той превръща всяка оферта в информирано решение.
• Счетоводител: изчислявайте разхода на час поне веднъж годишно и след всяка промяна в екипа или лицензите.
• Проектен мениджър: при офериране проверявайте прогнозните часове срещу минималната ставка.
• Честа грешка: цена, определена „по пазара“, без да е известен собственият разход на час.

Извод: пазарът предлага цени, разходът на час казва кои от тях са допустими.

Break-even-ът е приходът, при който бюрото покрива всички разходи. Той се превръща и в капацитетен въпрос: колко фактурируеми часове месечно са нужни при дадена ставка. Ако нужните часове надхвърлят капацитета на екипа, проблемът не е в продажбите, а в цената. Това е най-практичното приложение на анализа – то показва кога бюрото трябва да вдигне цените, а не да работи повече.

• Проектант: ако за покриване на разходите са нужни повече часове, отколкото екипът има – цената е ниска, не обемът.
• Проектен мениджър: сравнявайте нужните часове с реалния капацитет по месеци – това предсказва претоварването.
• Счетоводител: break-even-ът се преизчислява при всяко ново наемане или голям лиценз.
• Честа грешка: реакция на загуба с повече поети проекти при непроменени цени – задълбочава проблема.

Извод: когато break-even-ът иска повече часове от наличните, решението е цената, не обемът.

Анализът по клиент разкрива, че „големият клиент“ невинаги е печеливш – той може да носи много часове, много корекции и бавно плащане. Анализът по тип обект показва в кои сегменти бюрото е ефективно: жилищни, обществени, производствени, интериор, реконструкции. Комбинацията от двете дава посоката: кои клиенти да се задържат, кои сегменти да се развиват и кои да се напуснат.

• Проектант: клиент с най-голям оборот и най-ниска ефективна ставка е скрит проблем, не постижение.
• Счетоводител: предоставяйте класация по ефективна ставка на час, не по оборот.
• Проектен мениджър: отбелязвайте броя цикли корекции по клиент – той е ранен индикатор за рентабилност.
• Честа грешка: задържане на губещ клиент „заради обема“ – обемът консумира капацитета, който би отишъл при печеливш.

Извод: оборотът показва кой Ви ангажира, ефективната ставка – кой Ви плаща добре.

Типичните теми при проверка на проектантска дейност: пълнота на декларирания приход (всички приети етапи фактурирани ли са); коректност на ДДС третирането при международни услуги и особено при обекти в чужбина; регистрация по чл. 97а и протоколи за чуждестранния софтуер; плащания към чуждестранни подизпълнители и данък при източника; разграничаване на аванси и гаранционни задръжки; признаване на разходите и данъчния кредит, включително за автомобил и техника със смесена употреба; формата на отношенията с проектантите (трудово срещу гражданско).

• Счетоводител: подгответе досие по теми: приходи и етапи, ДДС и международни, активи, персонал, чуждестранни доставчици.
• Проектант: най-честите въпроси са за чуждестранния софтуер и за обектите в чужбина – подредете тези две теми първо.
• Проектен мениджър: регистърът на проектите с локация на обектите е основният документ, който обяснява ДДС третирането.
• Честа грешка: липса на връзка между фактурите и обектите – проверката не може да проследи защо е приложен даден режим.

Извод: проверката проследява от фактурата до обекта – проектният регистър е мостът между тях.

Когато бюрото е приложило определен ДДС режим (обратно начисляване, начислен данък, място извън България), то трябва да може да обясни защо. Обосновката се състои от: договора с описание на предмета, идентификация на обекта и локацията му, статуса на клиента (при B2B от ЕС – проверен ДДС номер) и класификацията по имотния тест. Тази комбинация превръща спорния въпрос в документиран.

• Счетоводител: прикрепяйте кратка бележка за основанието към нестандартните фактури – тя спестява часове по-късно.
• Проектант: в договора описвайте обекта конкретно – това е и професионално, и данъчно необходимо.
• Честа грешка: „така правим винаги“ като обосновка при проверка.

Извод: всяко нестандартно ДДС решение носи своята обосновка – написана предварително, не измислена после.

Проектантското бюро поддържа два вида архив с различни логики. Счетоводно-данъчният архив следва сроковете на Закона за счетоводството и данъчното законодателство. Проектният архив (чертежи, модели, преписки, протоколи, кореспонденция) следва професионалната необходимост: гаранционни срокове, авторски права, потенциални спорове, бъдещи реконструкции на същия обект. Вторият обикновено се пази значително по-дълго от първия.

• Счетоводител: спазвайте нормативните срокове за счетоводните и данъчните документи; те не покриват проектния архив.
• Проектант: проектният архив е Вашата защита при спор за обекта години по-късно – пазете и работните версии, и предадените комплекти.
• Проектен мениджър: водете опис на архива по проектни кодове с местонахождение (физическо и дигитално).
• Честа грешка: изтриване на стари проектни файлове за освобождаване на място – точно те трябват при реконструкция или спор.

Извод: счетоводният архив се мери в години по закон, проектният – в живота на сградата.

Дигиталният проектен архив има три специфични риска: загуба на достъп до формати (стари версии на софтуер), липса на яснота коя версия е предадената и неконтролиран достъп. Практическите решения: съхраняване на предадените комплекти и в неутрален формат (PDF), ясно именуване с версия и дата на предаване, отделяне на „предадено“ от „работно“ и контролиран достъп до архива.

• Проектант: пазете предадения комплект в PDF освен в изходния формат – след години това може да е единственият четим вариант.
• Проектен мениджър: „предадено на дата X“ трябва да е отделна, заключена папка – тя е доказателството при спор.
• Честа грешка: единствено копие на проектите в акаунт на служител, който напуска.

Извод: дигиталният архив изисква версия, формат и контрол на достъпа – иначе е само надежда, че файловете още се отварят.