Онлайн магазин: Счетоводен и ДДС навигатор + безплатна академия

Магазинът генерира данни на четири места: платформата (поръчки), платежният оператор (плащания и такси), куриерът (доставки и събрани суми) и банката (реални постъпления). Никое от тях само по себе си не е „оборотът“.

• Изисквайте и четирите източника всеки месец: export на поръчки, отчет на оператора, куриерска справка, банково извлечение.
• Собственикът вижда „продажби“ в таблото на сайта; счетоводителят трябва да види документи и движение на пари – това често са различни числа по обясними причини (такси, връщания, срокове на изплащане).
• Първата среща с нов клиент: поискайте достъп за експорти, а не скрийншоти от таблото.

Извод: оборотът се доказва с кръстосване на източниците, никога с един файл.

Поръчката е заявка. Продажбата (данъчното събитие) настъпва по правило при прехвърляне на стоката или извършване на услугата, а при авансово плащане данъкът става изискуем при плащането. Плащането е движение на пари към оператора. Payout е преводът от оператора към банката – дни по-късно и намален с такси.

• Никога не осчетоводявайте payout като приход – той е погасяване на вземане от оператора.
• Различавайте четирите дати: дата на поръчка, на данъчно събитие, на плащане, на payout. Смесването им е причина №1 за необясними разлики.
• При предплатени поръчки, изпратени следващия месец, следете авансите (чл. 25, ал. 7 ЗДДС).

Извод: приходът се признава по правилата за данъчното събитие, не по датата на превода.

В банката влизат нетни суми: payout на Stripe (минус такси), общ превод от Еконт за десетки пратки (минус куриерски услуги), преводи от друг месец. По извлечението не се вижда нито броят на продажбите, нито брутната стойност, нито ДДС основата.

• Работете „отгоре надолу“: от регистъра на поръчките към парите, не обратно.
• Всеки банков превод от оператор или куриер трябва да се разбие по придружаващата справка – изисквайте я.
• Ако „осчетоводите каквото е влязло в банката“, ще подцените оборота с таксите и ще загубите следата на връщанията.

Извод: банката е контролна точка за съпоставка, не първичен регистър.

Поръчки по телефон, имейл и социални мрежи не влизат в експорта на сайта, но влизат в оборота. Класически белег: в куриерската справка има пратки, които ги няма в сайта.

• Питайте изрично: „Всички продажби ли минават през сайта?“ – и проверете отговора през куриерската справка.
• Въведете прост регистър (таблица) за поръчките извън сайта: дата, клиент, сума, начин на плащане, товарителница.
• Периоди с технически проблеми на сайта означават почти сигурно продажби по заобиколни канали.

Извод: куриерската справка е най-добрият детектор за продажби извън сайта.

Ключовият файл е Unified payments / Balance transactions CSV: всяка транзакция с бруто (gross), такса (fee) и нето (net), плюс отделни редове за refunds, disputes и payouts. Payout редът обединява много транзакции.

• Сумата gross по продажбите е приходната основа; fee е отделен разход – не осчетоводявайте само net.
• Колоната available_on показва кога сумата става изплатима – затова payout „закъснява“ спрямо продажбата.
• Сверете: сбор net за периода минус payouts = изменение на салдото при Stripe.
• За връзка с поръчките ползвайте metadata / description с номера на поръчката – настройте го в магазина.

Извод: Stripe се чете на ниво транзакция, никога на ниво банков превод.

Activity / Transaction report показва всяко движение: плащане, такса, задържане (hold), освобождаване, теглене. PayPal често задържа суми при нови или рискови акаунти.

• Задържаната сума не е разход и не е „изчезнала“ – тя е вземане от PayPal, което стои по салдото.
• Валутата на акаунта може да се различава от валутата на продажбата – следете конверсиите и курсовите разлики.
• Тегленето към банката е погасяване на вземането, не приход.

Извод: салдото при PayPal е активна сметка, която се равнява всеки месец: начално + нето движения – тегления = крайно.

Справката съдържа пратки, статуси (доставена, върната, отказана), събрани наложени платежи, куриерски такси и изплатени суми. Тя доказва движението на стоката и на парите при наложен платеж – но не е регистър на продажбите.

• Изисквайте справка за периода по подател, а не само „каквото е платено“ – върнатите пратки са ключови.
• Проверете кой е подател по товарителниците: ако е издателство или склад, изяснете от чие име е продажбата.
• Разписките за пощенски паричен превод (ППП) са документът, който замества фискалния бон – пазете ги.
• Сверете: събрани наложени платежи – куриерски такси – върнати суми = преведеното по банка.

Извод: куриерската справка затваря веригата „стока – пари“ при наложен платеж.

Експортът често е на ниво продуктов ред: една поръчка с три продукта = три реда, а колоната Order Total се повтаря на всеки ред. Директното сумиране завишава оборота двойно и тройно.

• Проверете първо: повтаря ли се Order ID; повтаря ли се Order Total по редовете.
• Агрегирайте по един от трите метода: първа стойност за уникален Order ID; сумиране само на line totals; собствено картографиране. Резултатите трябва да съвпаднат.
• Филтрирайте по статус: cancelled, failed и тестовите поръчки не са продажби; refunded изисква отделно третиране.
• Внимавайте с колоните за отстъпка и доставка – на ниво поръчка ли са, или на ниво ред.

Извод: преди да съберете каквото и да е, установете какво е „един ред“. Разделът „Анализ на файлове“ по-горе прави тази проверка автоматично.

Платформите работят с нетиране: от продажбите приспадат комисиони, реклама, такси за обява и доставка и превеждат остатъка. Settlement периодът рядко съвпада с календарния месец.

• Разбийте отчета на: брутни продажби, събран от платформата данък, всяка категория такси, преводи.
• Ако платформата е събрала ДДС/данък като „deemed supplier“, не го начислявайте втори път – но документирайте го от нейния данъчен отчет.
• Двата двутежни settlement-а в един месец или един, разцепен между два месеца, изискват cut-off по дати на транзакциите, не по дата на превода.

Извод: при marketplace приходът е брутната продажба; таксите са отделни разходи с отделно ДДС третиране (вж. Модул 9).

„Наложен платеж“ в сайта означава само „клиентът плаща при доставка“. Не казва нищо за това как парите стигат до търговеца: в брой от куриера, чрез пощенски паричен превод или с общ банков превод.

• Класифицирайте по реалното движение: договорът с куриера, разписките и банковите преводи, не по етикета в сайта.
• Куриерът събира парите от името на търговеца – до изплащането те са вземане от куриера.
• Датата на плащане от клиента (при доставка) и датата на изплащане от куриера са различни – и двете имат значение.

Извод: „наложен платеж“ е търговски етикет, не данъчна квалификация.

Когато лицензиран пощенски оператор (Еконт, Спиди) събира сумата и я изплаща чрез пощенски паричен превод, плащането е по чл. 3, ал. 1 от Наредба Н-18 и не изисква фискален бон – клиентът получава документ за продажбата, а операторът издава разписка за ППП. При класически наложен платеж, изплатен в брой, важат общите правила за фискализация.

• Проверете в договора с куриера дали услугата е точно „пощенски паричен превод“ – това е решаващото.
• Пазете разписките/справките за ППП – те са доказателството при проверка.
• Смяна на модела по средата на периода (първо „в брой“, после ППП) означава две различни третирания в един месец – разделете периодите по датата на договора.

Извод: ППП е законният начин да работите с наложен платеж без касов апарат – но само с документи, които го доказват.

Клиентът плаща 100; операторът удържа такса (напр. 2) и след дни превежда 98. Икономически има продажба 100 и разход 2 – никога „приход 98“.

• Три стъпки: продажба (вземане от клиента), плащане към оператора (вземане от оператора), payout (банка).
• Fee-то на оператора е документиран разход – изисквайте месечната фактура/отчет за таксите.
• При неприсъствено плащане с карта електронният магазин може да издава документ по чл. 52о от Наредба Н-18 вместо фискален бон – при регистрация на магазина в НАП и месечен одиторски файл (вж. Модул 5).

Извод: бруто приход + отделна такса; нетното число е само движение на пари.

Плащане по банка не изисква фискален бон и се съпоставя лесно по основание на превода. Единственият типичен проблем са преводи без номер на поръчка.

• Изисквайте номер на поръчката в основанието – настройте го в имейла за потвърждение.
• Авансови преводи преди изпращане на стоката са аванси – при регистрация по ЗДДС данъкът става изискуем при получаването им.
• Преводи без открита поръчка отиват в списък „за изясняване“, не в прихода на сляпо.

Извод: и при най-чистия метод важи правилото – всяко плащане се връзва към поръчка.

При разсрочено плащане финансиращата институция плаща на търговеца (често с удръжка), а клиентът дължи на институцията. За търговеца продажбата е си пълна продажба.

• Приходът е пълната цена; удръжката на финансиращия е разход/комисиона по договора.
• Четете договора: кой носи риска при неплащане от клиента и има ли обратно изкупуване при отказ.
• Упражнение „плащане само по документа“: по банково бордеро, разписка за ППП, Stripe ред и куриерски отчет разпознайте метода без да гледате сайта – това е умението, което Ви пази от грешни изводи.

Извод: методът на плащане се доказва с документа на този, който реално е движил парите.

Три въпроса решават всичко: (1) клиентът данъчно задължено лице ли е – тогава фактура; (2) как е платено – това решава фискалния бон; (3) има ли връщане – тогава кредитно известие или сторно.

• Към фирми: фактура в 5-дневен срок от данъчното събитие или аванса (чл. 113, ал. 4 ЗДДС).
• Към физически лица: фактура може да не се издава (чл. 113, ал. 3, т. 1), но продажбата пак се документира и отчита (вж. урок 4.3).
• Общите условия на сайта трябва да казват кой е продавачът – същото име стои на документа.

Извод: няма продажба без документ – въпросът е само кой документ.

Фискален бон се изисква при плащане в брой и приравнени. Не се изисква при: банков превод, пощенски паричен превод чрез лицензиран оператор, и – при изпълнени условия – неприсъствено плащане с карта с документ по чл. 52о от Наредба Н-18.

• В брой на място или в брой при доставка от собствен куриер: фискално устройство.
• Наложен платеж чрез ППП: без фискален бон – с разписка на оператора и документ за продажбата.
• Карта през виртуален ПОС: или фискален бон, или режимът по чл. 52о (регистриран е-магазин + месечен одиторски файл към НАП).
• Смесени методи в един магазин = смесени задължения – опишете ги по метод.

Извод: изборът на начини на плащане е и избор на фискален режим – планирайте го, а не го гасете после.

Не сте длъжни да издавате фактура на всяко физическо лице. За продажбите без фактура регистрираното лице съставя отчет за извършените продажби по чл. 119 ЗДДС – обобщен документ за периода, който влиза в дневника за продажбите.

• Отчетът се съставя най-късно в последния ден на данъчния период и обобщава продажбите по ставки.
• Основата за отчета е регистърът на поръчките след правилното агрегиране – не банковите постъпления.
• Ако клиент поиска фактура – издавате я, а продажбата не влиза втори път в отчета.

Извод: „не искам да издавам сто фактури“ има законно решение – отчетът по чл. 119, стъпил върху чист регистър на продажбите.

Върната стока или refund намалява данъчната основа. При издадена фактура – кредитно известие; при продажба през отчета по чл. 119 – намаление в отчета/сторно документиране; при фискален бон – сторно бон по реда на Наредба Н-18.

• Връзвайте всяко връщане към конкретната продажба – без връзка refund-ът „виси“ и разваля равненията.
• Непотърсена пратка не е продажба с връщане, а несъстояла се доставка – стоката се връща в наличността, приход не се признава.
• Частичният refund (напр. само доставката) намалява съответния компонент, не цялата продажба.

Извод: посоката назад изисква същата документална дисциплина като посоката напред.

Търговец, който продава чрез електронен магазин и приема плащания, за които се изисква фискален бон или документ по чл. 52о, подава информация за магазина в НАП (чл. 52м, Приложение 33) преди започване на дейността.

• Подава се през портала за е-услуги на НАП с КЕП: домейн, платформа, къде се хоства, начини на плащане.
• При промяна на обстоятелствата (нов домейн, нова платформа) информацията се актуализира в срок.
• Честа грешка: магазинът работи от месеци, а регистрация няма – проверявайте това първо при нов клиент.

Извод: регистрацията на е-магазина е отделна от ДДС регистрацията и се проверява отделно.

Е-магазин, който приема само неприсъствени плащания с карта, може да не издава фискални бонове, ако издава документ по чл. 52о за всяка продажба и подава в НАП месечен стандартизиран одиторски файл с данните за поръчките.

• Файлът е по формат на НАП (XML по схема) и се подава до 15-о число на следващия месец.
• Документът по чл. 52о съдържа задължителни реквизити и се предоставя на клиента при всяка продажба.
• Режимът покрива само картовите неприсъствени плащания – щом се появи плащане в брой, се появява и фискално устройство.

Извод: чл. 52о е реалната законна алтернатива на касовия апарат за картови магазини – но е режим с дисциплина, не отметка.

Задължителна регистрация по чл. 96 ЗДДС възниква при облагаем оборот в страната от 51 130 евро. Но онлайн търговията носи и по-ранни, „тихи“ основания.

• Дистанционни продажби към потребители в ЕС над 10 000 евро общо: дължите чужд ДДС – чрез OSS или местни регистрации (без това да е обща БГ регистрация).
• Получени услуги от чужбина (реклама, комисиони): регистрация по чл. 97а още преди първата фактура (вж. следващия урок).
• Вътреобщностни придобивания на стоки над 10 000 евро: регистрация по чл. 99.
• Склад в друга държава от ЕС: местна регистрация там, независимо от българските прагове.

Извод: следете четири прага едновременно, не само оборота в България.

Всяко данъчно задължено лице, което получава услуги от чужбина с място на изпълнение в България (реклама от Meta Ireland, Google, комисиони на платформи), дължи регистрация по чл. 97а преди датата, на която данъкът става изискуем, и самоначислява 20% с протокол по чл. 117.

• Важи и за нерегистрирани фрийлансъри и малки магазини – прагът е нула.
• Регистрираният само по чл. 97а няма право на данъчен кредит: самоначисленият ДДС върху рекламата е реален разход.
• Затова при постоянни рекламни бюджети пълната регистрация по избор (чл. 100) често излиза по-евтино – сметнете го.
• Подайте валидния си VAT номер на платформата – иначе тя начислява ирландски/друг ДДС, който не подлежи на приспадане тук.

Извод: първата фактура от Facebook е данъчно събитие, а не просто разход – проверете статуса преди да пуснете рекламата.

Продажба на стока с място в България от регистрирано лице: 20% (чл. 66 ЗДДС). За книги и учебници се прилага намалената ставка от 9% (чл. 66а) – проверете дали конкретният продукт попада в обхвата.

• Данъчната основа включва и таксуваната на клиента доставка, когато е част от продажбата (съпътстваща доставка – следва ставката на основната).
• Отстъпките намаляват основата, ако са предоставени на клиента при продажбата.
• Нерегистриран търговец не начислява ДДС, но следи оборота ежемесечно – включително продажбите извън сайта.

Извод: ставката се определя за всеки компонент на поръчката – стока, доставка, дигитален продукт – а не „на калпак“.

Стоки, изпращани от България до потребители в други държави от ЕС, са вътреобщностни дистанционни продажби. До 10 000 евро годишно (общо за всички държави, заедно с електронните услуги към потребители в ЕС) може да облагате с български ДДС (чл. 20б). Над прага дължите ДДС на държавата на клиента – по нейната ставка.

• Прагът се следи за текущата и предходната година и се преминава „от доставката, с която се надхвърля“.
• Над прага: или OSS (една тримесечна декларация през НАП), или местни ДДС регистрации – OSS почти винаги е по-простото.
• Продажбите по OSS не влизат в българската справка-декларация с български ДДС – отделен поток са.

Извод: следете прага от първата европейска продажба – преминаването му по средата на годината е нормално и управляемо.

Регистрирате се веднъж в НАП за режима в Съюза и декларирате в една тримесечна декларация целия ДДС, дължим на други държави членки за дистанционни продажби и услуги към потребители там. НАП разпределя парите към държавите.

• Декларация и плащане: до края на месеца, следващ тримесечието.
• Прилагате ставката на държавата на потребление – поддържайте таблица със ставките по държави и я преглеждайте.
• Магазинът трябва да смята правилната ставка на checkout – настройка, не счетоводен проблем в края на месеца.
• Пазете по две непротиворечащи си доказателства за държавата на клиента (адрес, IP, банкова държава) при електронните услуги.

Извод: OSS превръща „ДДС в 27 държави“ в една декларация на тримесечие – страшното е само името.

Автоматизираните дигитални продукти (файлове, записани курсове, SaaS, абонаменти) към потребители в ЕС се облагат в държавата на потребителя (чл. 21, ал. 6) – със същия праг от 10 000 евро и същия OSS. Обучение на живо онлайн не е електронна услуга, но от 2026 г. при потребители мястото също е при получателя (чл. 21, ал. 13).

• Разграничавайте: записан курс = електронна услуга; курс на живо със занятия = услуга с човешка намеса.
• Пакет „учебник + достъп до платформа“ са два компонента с различни ставки и правила – разпределете цената.
• Към фирми в ЕС с валиден VAT: обратно начисляване по чл. 21, ал. 2 – без БГ ДДС, с VIES декларация.

Извод: при дигиталните продукти държавата на клиента определя ДДС-то – магазинът трябва да я установява и доказва.

Стока до фирма в ЕС с валиден VAT номер: вътреобщностна доставка с 0% (чл. 53) – при валиден номер, VIES проверка и документи за транспорта (чл. 45 ППЗДДС). Стока до клиент извън ЕС: износ с 0% (чл. 28) – с митническа декларация. Услуга/дигитален продукт до фирма в ЕС: чл. 21, ал. 2 – без БГ ДДС, „обратно начисляване“.

• Без валиден VAT номер европейската фирма се третира като потребител – дистанционна продажба.
• Без митнически документ за износа нулевата ставка пада и НАП начислява 20% – събирайте ги в момента на изпращане.
• ВОД и услугите по чл. 21, ал. 2 влизат във VIES декларацията до 14-о число.

Извод: нулевата ставка е право, което се доказва с документи – не автоматично следствие от чуждия адрес.

Не Ви трябват сто сметки – трябват Ви правилните десетина. Примерна основа (адаптирайте към индивидуалния сметкоплан на предприятието):

• 411 Клиенти; 498 (или 401/411 аналитични) Разчети с платежни оператори и куриери – по един аналитичен подсметка на оператор.
• 702 Приходи от продажби на стоки; 703/704 приходи от услуги/дигитални продукти – разделяйте потоците.
• 304 Стоки; 601/602/609 разходи (куриерски, платежни, платформени такси, реклама); 4532/4531 ДДС.
• Отделни разходни аналитичности за: payment fee, marketplace fee, реклама, fulfillment, storage, chargeback такси.

Извод: структурата трябва да отговаря на въпроса „колко ни струва всеки канал“ – иначе е само архив.

Всеки, който държи Ваши пари, получава собствена разчетна сметка: Stripe, PayPal, Еконт, Спиди, Etsy, Amazon. Салдото по всяка се равнява месечно с отчета на съответния оператор.

• Равнение: начално салдо + бруто плащания – такси – refunds – chargebacks – payouts = крайно салдо по отчета.
• Резервите и задържаните суми остават по разчетната сметка – обозначете ги аналитично, не ги отписвайте.
• Валутните салда (PayPal в USD) се преоценяват по курса в края на периода.

Извод: ако салдото по 498-Stripe съвпада с баланса в Stripe таблото, месецът е под контрол.

Един и същ скелет обслужва дропшипъри, магазини със склад, продавачи на дигитални продукти – разликата е в дълбочината на аналитичността.

• Много SKU и склад: тежестта пада върху 304 и изписването – помислете за складов софтуер, не за счетоводни ръчни справки.
• Основно дигитални продукти: тежестта е върху приходните потоци по държави (OSS) – аналитичност по държава на потребление.
• Marketplace продавачи: аналитичност по платформа и по вид такса – иначе settlement отчетите не се равняват.

Извод: сметкопланът следва бизнес модела – първо разберете модела, после откривайте сметки.

Поръчка за 120 с ДДС (регистрирано лице, 20%), доставена от Еконт с ППП, куриерска услуга 6, изплатени по банка 114.

• Продажбата се отчита в отчета по чл. 119 (ако няма фактура), не при получаване на парите.
• Върнатата пратка минава обратния път: сторно на 1 и 2, стоката се връща в 304.

Извод: пет прости статии, четири дати – и всичко се равнява с куриерската справка.

Продажба 120 с карта, такса на Stripe 3.50, payout следващата седмица 116.50.

• Payout от друг период не променя нищо – продажбата и таксата вече са в правилния месец.
• Резерв/задържане: сумата просто остава по 498-Stripe.

Извод: операторът е разчетна сметка; месецът се затваря по неговия отчет, не по банката.

Всички такси (payment, marketplace, реклама, fulfillment) са разходи срещу документ, никога намаление на прихода. ДДС третирането им зависи от вида и доставчика.

• Такси за обработка на плащания (Stripe, PayPal): по преобладаващата практика – освободени финансови услуги (чл. 46); при доставчик от чужбина се издава протокол по чл. 117 без начислен данък. Практиката не е единна – при съмнение потърсете становище.
• Комисиони на marketplace (Etsy, Amazon, eMAG-подобни от чужбина) и реклама (Meta, Google): облагаеми услуги по чл. 21, ал. 2 – протокол по чл. 117 с 20% самоначисляване; регистрираните по общия ред ползват данъчен кредит (нетен ефект нула).
• Регистрираните само по чл. 97а нямат данъчен кредит – за тях 20-те процента са краен разход.

Извод: „Stripe ми взе 3 лева“ са две счетоводни събития: разход и (често) протокол.

Refund е доброволно връщане – сторнирате продажбата (кредитно известие или намаление в отчета по чл. 119) и намалявате вземането от оператора. Chargeback е принудително: банката на клиента тегли сумата, операторът често добавя такса.

• Спорът (dispute) в ход не е загуба – следете го като условно събитие; осчетоводявате при изхода.
• Частичен refund намалява пропорционално основа и ДДС.

Извод: всяка обратна транзакция се връзва към оригиналната продажба – иначе разваля и оборота, и равненията.

Работеща последователност, която можете да повтаряте всеки месец:

• 1) Съберете файловете (поръчки, оператори, куриери, банка, фактури за такси). 2) Изчистете и агрегирайте поръчките (един ред = една поръчка). 3) Отделете продажбите извън сайта.
• 4) Класифицирайте по начин на плащане по реалното движение. 5) Осчетоводете продажби, изписване, такси, връщания. 6) Съставете протоколите по чл. 117 и отчета по чл. 119.
• 7) Равнете всяка разчетна сметка с отчета на оператора/куриера. 8) Обяснете разликите писмено. 9) Подгответе дневници, справка-декларация, VIES/OSS. 10) Архивирайте одиторския файл на месеца.

Извод: редът е важен – декларацията е стъпка 9, не стъпка 1.

Услуга от ЕС доставчик (Meta, Google, Etsy, хостинг) с място на изпълнение в България: данъкът е изискуем от Вас (чл. 82, ал. 2, т. 3). Издавате протокол по чл. 117 в 15-дневен срок, самоначислявате 20% и при облагаема дейност ползвате данъчен кредит.

• Дневник продажби: колони 14 и 15; справка-декларация: клетки 12 и 22; при данъчен кредит – дневник покупки колони 10 и 11 (клетки 31 и 41).
• Ако доставчикът Ви е начислил чужд ДДС (защото не сте подали VAT номер) – той не е данъчен кредит; искайте кредитно известие.
• Стоки от ЕС доставчик: вътреобщностно придобиване – протокол, 20%, следене на прага по чл. 99 при нерегистрирани.

Извод: всяка чужда фактура носи домашна работа – протоколът не е по избор.

Услуга от американски или друг доставчик извън ЕС (SaaS, реклама): същият механизъм – протокол по чл. 117, 20%, независимо че чуждата фактура е без никакъв ДДС. Стока от трета страна: внос – ДДС се начислява от митницата върху митническата стойност плюс мито и разходите до първото местоназначение.

• ДДС при внос се ползва като данъчен кредит по митническата декларация, не по фактурата на доставчика.
• Куриерите-брокери (DHL, Спиди за внос) издават документи за митото и ДДС – изисквайте ги, не само фактурата за доставка.
• Дропшипинг от Китай директно до клиента: вносител често е клиентът; при пратки до 150 евро през платформа действа IOSS/deemed supplier – индивидуален анализ на схемата.

Извод: при третите страни документът на митницата е толкова важен, колкото фактурата.

Продажбите с място извън България не носят български ДДС, но не изчезват от отчетността: те влизат в дневниците и декларацията в правилните колони, а някои – във VIES или OSS.

• ВОД (0%): дневник продажби, справка-декларация клетка 15, VIES.
• Износ (0%): клетка 14, без VIES, с митнически документ в досието.
• Услуги по чл. 21, ал. 2 към ЕС фирми: клетка 17, VIES.
• OSS продажби: тримесечната OSS декларация; в счетоводството – приход и задължение за чужд ДДС по държави.

Извод: „без БГ ДДС“ не значи „без деклариране“ – всяка категория има своя клетка.

Продажба на стока за 50 евро към потребител в Германия, изпратена от България. Etsy удържа комисиона и такси 7 евро и превежда 43.

• Продажбата е дистанционна продажба: под прага 10 000 евро – с БГ ДДС; над прага – германски ДДС през OSS. За физически стоки от БГ продавач Etsy по правило не е deemed supplier – ДДС-то е Ваша грижа.
• Приход 50 (бруто), не 43. Таксите на Etsy Ireland: протокол по чл. 117, 20% самоначисляване, данъчен кредит при регистрация по общия ред.
• Ако Etsy е събрала данък (напр. US sales tax или ДДС при дигитални продукти) – вижда се в отчета ѝ и не е Ваш приход, нито Ваше задължение към НАП.

Извод: един Etsy settlement съдържа поне три данъчни истории – продажба, такси, събран от платформата данък. Разделяйте ги.

Всяка продадена бройка се изписва по отчетна стойност (среднопретеглена или FIFO). При стотици SKU това е невъзможно ръчно – източникът е складовият модул на магазина или отделен складов софтуер.

• Договорете месечен експорт: продадени количества по SKU и себестойност.
• Инвентаризация поне годишно; липсите и бракът се документират отделно.
• Върнатите годни стоки се връщат в наличността; негодните – брак с протокол.

Извод: без складова дисциплина печалбата е измислено число.

При внос стойността на стоката включва цената на доставчика, транспорта, митото и съпътстващите разходи. ДДС при вноса се начислява върху митническата основа и е данъчен кредит за регистрираните.

• Комплектът: фактура на доставчика, транспортен документ, митническа декларация, документ за платено мито и ДДС.
• Курсовете: фактурата в USD се превръща по курса към датата на данъчното събитие/митническия документ.
• Внос през куриер с „платено ДДС от Ваше име“ – изисквайте МД, не само разписката на куриера.

Извод: себестойността се сглобява от няколко документа – събирайте ги при пристигането, не при ревизията.

Външен склад пакетира и изпраща от Ваше име. Стоката остава Ваша собственост и стои във Вашия баланс; операторът е доставчик на услуга.

• Изисквайте месечна складова справка: наличности, изпратени, върнати – тя е основата за изписването.
• Таксите (fulfillment, storage, return handling) са отделни разходни категории.
• Продавач към клиента остава търговецът – проверете какво пише на документа, който операторът слага в пратката.

Извод: изнесен склад не значи изнесена отговорност – справката на оператора замества погледа Ви към рафта.

Преместването на собствена стока от България към склад в друга държава от ЕС е приравнено на вътреобщностна доставка тук и придобиване там – това само по себе си изисква местна ДДС регистрация в държавата на склада.

• Продажби от склада към клиенти в същата държава: местен ДДС по местна декларация – OSS не ги покрива.
• Продажби от склада към потребители в други държави: дистанционни продажби – през OSS.
• Amazon Pan-EU мести стоката между държави без да Ви пита – всяка нова държава на съхранение е нова регистрация. Следете отчетите за движение на инвентара.
• Това е зоната с най-скъпите изненади – планирайте регистрациите преди включване на програмата.

Извод: складът в чужбина е данъчно присъствие, не логистична подробност.

Дилър на стоки втора употреба, купени от лица без право на данъчен кредит (физически лица, други дилъри по маржа), може да начислява ДДС само върху маржа (чл. 143 и сл. ЗДДС), а не върху цялата цена.

• Във фактурата не се посочва отделно ДДС; вписва се, че се прилага режимът на маржа.
• Води се документация за покупната и продажната цена на всяка стока – маржът се доказва поединично.
• Режимът не се комбинира с ВОД/износ по общия ред за същата стока – изборът има последици.

Извод: маржът пести ДДС, но изисква безупречна документация за всяка бройка.

Един и същи месец, погледнат през четири огледала: поръчки в сайта, транзакции при операторите, пратки при куриерите, постъпления в банката. Разликите между огледалата са или обясними (такси, срокове), или проблем.

• Съпоставяйте на нива: номер на поръчка, transaction id, номер на товарителница, имейл/име, сума и дата – в този ред на надеждност.
• Резултатите са шест категории: точно съвпадение, вероятно, двусмислено, несъвпаднало, дубликат, конфликт. Двусмислените не се обединяват автоматично.
• Несъвпадналите записи отиват в exceptions списък с бележка – не се крият и не се „заглаждат“.

Извод: целта не е нула разлики, а нула необяснени разлики.

• Смятайте ги всеки месец за всеки оператор – 15 минути, които спестяват дни.
• Необяснената разлика се записва със сумата и вероятните причини – и се преследва следващия месец.

Извод: три равенства покриват 95% от възможните грешки в един онлайн магазин.

Типични находки: платена поръчка без запис в сайта (продажба извън сайта или технически срив), поръчка без плащане (неплатена, платена по друг канал или изгубена), двойно плащане (клиентът е натиснал два пъти), пратка без поръчка.

• Дубликатите се доказват по transaction id, не по сума и дата – две еднакви суми в един ден са нормални.
• Двойно платеното е задължение към клиента до възстановяването – не приход.
• Пратка без поръчка се изяснява с въпрос към собственика, не с предположение.

Извод: всяка аномалия има кратък списък от възможни обяснения – проверявайте ги систематично.

Одиторският файл е папката, която отговаря на всеки бъдещ въпрос: нормализиран регистър на продажбите, списък несъвпаднали записи и дубликати, равнения по оператори, месечно резюме, регистър на източниците, дневник на ръчните корекции (дата, стара/нова стойност, причина).

• 10-те грешки: payout като приход; сумиране по продуктови редове; пропуснати продажби извън сайта; такси, извадени от прихода; липсващи протоколи по чл. 117; чужд ДДС като данъчен кредит; смесени дати; refund без връзка; пропуснат праг 10 000 евро; липсваща регистрация на е-магазина в НАП.
• Ръчна корекция без записана причина е бъдещ необясним проблем.

Извод: добрият одиторски файл прави ревизията скучна – това е целта.

Фиксиран пакет до 5-о число: export на поръчките за месеца; отчети на всички платежни оператори; куриерски справки по подател; банкови извлечения; фактури за такси, реклама, куриери; складова справка; списък на продажбите извън сайта; отговор на въпроса „има ли нещо необичайно този месец“.

• Изпратете на клиента еднократна инструкция „как се вади всеки файл“ със скрийншоти – връща се многократно.
• Липсващ файл спира затварянето – правило, което се казва отрано.

Извод: процесът е договорка, не героизъм в края на месеца.

• Шаблонни таблици за: агрегиране на поръчки, равнение по оператор, регистър на протоколите по чл. 117, OSS ставки по държави.
• Автоматични експорти по имейл от Stripe/платформите, насрочени за 1-во число.
• Чеклистът от този инструмент – принтиран или запазен – като месечна пътна карта.
• Одиторският файл по чл. 52о се генерира от магазина/плъгин – настройва се веднъж.

Извод: всичко, което се прави втори път по същия начин, заслужава шаблон.

Онлайн магазинът не е „фирма с 20 фактури“ – обемът документи е в транзакциите. Ценообразувайте по двигателите на труда:

• Брой канали и оператори (всеки добавя равнение); брой транзакции/поръчки месечно; международен елемент (OSS, VIES, протоколи, складове); качество на данните на клиента.
• Разделете: базова месечна цена + надбавки за канал/обем + еднократна цена за подреждане на назад периоди.
• Покажете на клиента какво получава: равнения, одиторски файл, спокойствие при проверка – това оправдава цената.

Извод: цената следва транзакциите и рисковете, не броя фактури.

• Склад или FBA в друга държава; дропшипинг от трети страни; режим на маржа; платформа като deemed supplier; смесени пакети с различни ставки.
• Назад периоди без документи; трето лице е получавало парите; конфликт между договори и реални парични потоци.
• Преструктуриране: смяна на правна форма, доброволна регистрация, избор между OSS и местни регистрации.

Извод: инструментите дават посоката; при изброените случаи конкретният договор и факти решават – това е работа за индивидуален анализ.