Практичен гид на Al Hathaway · България 2026
Практичен наръчник за фирмена инвентаризация: стъпки, документи и контрол
От „знаем горе-долу какво имаме“ до надежден опис, обяснени разлики и работещ вътрешен контрол за стоки, техника, каса и разчети.
Фирмената инвентаризация установява действителните активи и пасиви към определена дата, сравнява ги с оперативните и счетоводните данни, обяснява разликите и документира решенията. Общото правило е поне веднъж годишно, но предприятията с нетни приходи от продажби до еквивалента на €102 258,38 за текущия период не са задължени по чл. 28, ал. 1 от Закона за счетоводството. Практическият контрол остава разумен винаги, когато има стоки, техника, каса, вземания или риск от разминаване.
Не започвайте с броене
Първо фиксирайте дата и час, приключете движенията, разделете специалните наличности и определете кой проверява. Иначе дори прецизното броене може да даде ненадежден резултат.
Факти вместо предположения
Каква е реалната цел на инвентаризацията
Когато собственикът казва „знаем горе-долу какво имаме“, обикновено не става дума за липса на добра воля. Стоките, техниката, материалите и документите са се натрупвали между поръчки, клиенти и ежедневни задачи. Инвентаризацията превръща това „горе-долу“ в проверими данни към определена дата.
Целта не е просто да се преброят кашони. Процесът сравнява три слоя: какво съществува физически, какво показват оперативните системи и какво е записано в счетоводството. Разликата между тях трябва да бъде обяснена, документирана и отразена правилно.
Какво реално има
Количество, състояние, местонахождение, идентификация и лице, при което се намира активът.
Какво показва системата
Складов софтуер, електронен магазин, куриерски отчети, регистри на активи и вътрешни таблици.
Какво е отчетено
Салда, аналитични партиди, отчетни стойности, вземания, задължения и корекции.
Ако електронният магазин показва 30 броя, складът съдържа 26, а счетоводната аналитичност сочи 28, решението не е произволно да се избере едно число. Трябва да се установи дали има необработена продажба, грешно приемане, връщане, мостра, брак, кражба или движение между обекти.
Инвентаризацията е управленски инструмент
Тя показва къде процесът губи информация, стока или пари. Резултатът трябва да доведе не само до счетоводна операция, а и до подобрение в начина на работа.
Законова рамка
Кой е длъжен да прави инвентаризация
По чл. 28, ал. 1 от Закона за счетоводството предприятията извършват инвентаризация на активите и пасивите най-малко веднъж годишно, за да бъдат достоверно представени във финансовите отчети. Законът обаче съдържа изключение: предприятие, чиито нетни приходи от продажби за текущия отчетен период не надвишават еквивалента на €102 258,38, не е задължено да извършва годишната инвентаризация по тази разпоредба.
Освобождаването не означава, че малкият бизнес трябва да работи без проверка на наличностите. Инвентаризация може да се извърши по решение на ръководителя, по искане на органите на съдебната власт или на друг орган, когато закон го предвижда. Освен това достоверните отчетни данни, защитата на активите и правилното годишно приключване остават практически необходими.
| Ситуация | Минимална позиция | Практичен подход |
|---|---|---|
| Нетни приходи над €102 258,38 | Задължителна инвентаризация поне веднъж годишно | Годишна пълна проверка плюс частични проверки според риска |
| Нетни приходи до €102 258,38 | Няма задължителна годишна инвентаризация по чл. 28, ал. 1 | Решение на ръководителя при стоки, техника, каса или съмнение за разлики |
| Смяна на отговорно лице или склад | Проверете приложимите вътрешни и договорни правила | Пълен опис към момента на предаване |
| Искане от компетентен орган | Изпълнение според законовото основание | Заповед, комисия, доказателства и проследима документация |
Нетните приходи от продажби не са равни на всички постъпления по банковата сметка. Прагът трябва да се прецени по счетоводното съдържание на показателя за текущия отчетен период.
Повече от стоки
Какво може да обхваща фирмената инвентаризация
Конкретният обхват зависи от дейността и счетоводните позиции на предприятието. При онлайн магазин акцентът е върху стоки, върнати пратки и наличности при външен склад. При агенция или студио по-важни могат да бъдат лаптопи, телефони, камери, лицензи и техника, предоставена на служители. При производствен бизнес се добавят материали, незавършено производство и готова продукция.
Материални позиции
- стоки, материали и продукция;
- дълготрайни материални активи;
- активи, предоставени на служители;
- касови наличности и ценности;
- чужди активи, намиращи се във фирмата.
Документални позиции
- вземания от клиенти;
- задължения към доставчици;
- банкови салда и разчети;
- аванси, депозити и гаранции;
- други активи и пасиви според отчетността.
За вземанията и задълженията инвентаризацията не е физическо броене. Използват се счетоводни справки, договори, потвърждения от контрагенти, последващи плащания и анализ на спорни или просрочени суми. За касата се сравняват фактическите пари и ценности с касовата книга към един и същ момент.
Чуждите активи се описват отделно
Стока на консигнация, техника под наем или чужди материали във ваш обект не бива да се смесват със собствените активи. И обратното – фирмени активи при служител, куриер или логистичен партньор не трябва да изчезват от обхвата.
Честота според риска
Кога е разумно да се направи инвентаризация
Годишната проверка обичайно се планира около счетоводното приключване, но не е задължително физическото броене да бъде извършено точно в последния ден на годината. Ако е на друга дата, движенията до отчетната дата трябва да могат надеждно да бъдат проследени и съгласувани.
Честотата следва риска. Фирма с пет скъпи машини може да ги проверява физически веднъж годишно и да поддържа регистър при всяко движение. Онлайн магазин с хиляди артикули, връщания и повече от един склад може да има нужда от циклично броене всеки месец за най-рисковите категории.
Годишно приключване
Потвърждава позициите във финансовите отчети и създава база за оценка, обезценка и отписване.
Промяна или предаване
Смяна на отговорно лице, преместване на склад, нов софтуер, придобиване или продажба на бизнес.
Съмнение за разлики
Необичайни маржове, отрицателни наличности, чести корекции, липси, кражба или системни грешки.
Преди броенето
Подготовката определя дали резултатът ще бъде надежден
Най-честата грешка е процесът да започне директно с броене. Първо се определят дата, обхват, отговорности и момент на „срез“. Всички продажби, доставки, прехвърляния, връщания и бракувания до този момент трябва да бъдат отразени или отделно обозначени.
- Издайте заповед. Опишете основанието, датата, обектите, позициите, комисията, отговорните лица, сроковете и начина за предаване на резултатите.
- Определете срез. Ако дейността не може да спре, движенията след конкретния час се държат отделно и се отразяват в контролен регистър.
- Затворете документните пропуски. Въведете получени доставки, продажби, кредитни известия, връщания и вътрешни трансфери до датата на проверката.
- Подгответе номенклатурата. Код, наименование, мерна единица, партида, локация и инвентарен номер трябва да са еднозначни.
- Разделете специалните наличности. Брак, мостри, чужди стоки, резервирани количества и върнати пратки получават отделен статус.
- Организирайте независимо броене. Когато е възможно, преброяващият не вижда предварително очакваното количество.
При малък екип пълното разделяне на функциите невинаги е възможно. Компенсирайте с повторно броене на скъпите и рисковите позиции, подписване от две лица и архив на снимки или серийни номера, когато това е подходящо.
Работен модел
Практичен наръчник за фирмена инвентаризация в 6 стъпки
Подредете пространството
Групирайте по локация и статус. Един продукт на рафт, в кашон, при куриер и в зоната за връщане не трябва да се превръща в една неясна обща наличност.
Пребройте фактите
Запишете действително установеното количество, мерна единица и състояние, без да „поправяте“ данните към очакваното число.
Сравнете системите
Съпоставете физическия опис със склада, магазина, куриерските отчети, регистрите и счетоводната аналитичност.
Разследвайте отклоненията
Започнете с високата стойност, повтарящия се модел и потенциалния данъчен ефект. Всяко обяснение трябва да има доказателство.
Документирайте решението
Описът показва фактите; сравнителната ведомост и протоколите обясняват разликите и одобреното счетоводно действие.
Променете процеса
Нова локация за върнати стоки, задължителен инвентарен номер или контрол при приемане често струват малко, но премахват бъдещия хаос.
Различен актив – различна проверка
Как се инвентаризират стоки, техника, каса и разчети
| Обект | Основна процедура | Типичен риск | Доказателство |
|---|---|---|---|
| Стоки и материали | Броене, теглене или измерване по локация и партида | Дублиране, неприключено движение, брак или кражба | Опис, етикети, складови документи, снимки при нужда |
| Дълготрайни активи | Проверка на номер, сериен номер, местонахождение и състояние | Активът е преместен, повреден, липсващ или вече неизползваем | Инвентарен регистър, приемо-предавателен протокол |
| Каса | Фактическо преброяване към фиксиран час | Документ след среза, лични средства или неотчетен разход | Касов опис и съпоставка с касовата книга |
| Вземания | Салда, потвърждения, последващи плащания и анализ на просрочия | Неполучена фактура, спор, несъбираемост или грешен период | Писма, извлечения, договори, платежни документи |
| Задължения | Съпоставка с доставчици и документи след отчетната дата | Неотчетено задължение или двойно въведена фактура | Потвърждения, фактури, договори и банкови извлечения |
При активи извън фирмения обект посочете при кого се намират. Това важи за лаптоп при служител, стока при логистичен партньор, оборудване на строителен обект и пратка, предадена на куриер. Потвърждението от третото лице е по-надеждно от устното „трябва да е там“.
Не коригирайте на сляпо
Как се анализират липси, излишъци, брак и обезценка
Установената разлика не е счетоводно основание сама по себе си. Първо се търси причината. Необработено движение или грешен артикул се поправят различно от реална липса. Технологичен фира, кражба, унищожение, изтекъл срок, повреда и морално остаряване са отделни фактически хипотези.
- Проверете периода. Дали документът е въведен в грешен месец или движението е станало около среза?
- Проверете кода и мерната единица. Кашон срещу брой, килограм срещу пакет и стар срещу нов артикул често създават привидни разлики.
- Проверете физическата локация. Връщане, мостра или резервирана стока може да е отделена без системен статус.
- Определете отговорността. Има ли материалноотговорно лице, предаване, достъп и доказателства за конкретното събитие?
- Оценете счетоводния ефект. Корекция на количество, разход, приход, обезценка, отписване или друга операция.
- Проверете данъчния ефект. Документална обоснованост, признаване по ЗКПО и възможна корекция на данъчен кредит по ЗДДС.
Не всяка липса или брак има еднакво ДДС третиране
Видът на актива, причината, използваният данъчен кредит, доказателствата и приложимото законово изключение имат значение. Решението за отписване трябва да бъде съгласувано преди счетоводната операция, а не след нея.
При прегледа използвайте първичните документи – включително фактури и кредитни известия, складови разписки, протоколи за брак, куриерски отчети и приемо-предавателни документи.
Одитна следа
Какви документи трябва да останат след процеса
Комплектът зависи от обхвата, но трябва да позволява на лице, което не е участвало в броенето, да разбере какво е проверено, как е измерено, каква разлика е установена и кой е одобрил действието.
Организация
- заповед на ръководителя;
- обхват и график;
- състав на комисията;
- декларации от отговорните лица;
- правило за движенията около среза.
Резултат
- инвентаризационни описи;
- сравнителни ведомости;
- обяснения за разликите;
- протоколи за липси, излишъци, брак или обезценка;
- решение на ръководството и счетоводно отразяване.
Снимките са помощно доказателство при ценна техника, повреди или унищожение, но не заменят описа и протокола. Всеки файл трябва да има ясна дата, обект и връзка към съответната позиция.
По-малко хаос
Дигиталният процес работи само с ясни отговорности
Малкият бизнес не се нуждае непременно от сложна ERP система. Нужни са една основна версия на данните, уникални кодове, ясни локации и правило всяко движение да се въвежда навреме. Ако продажбите се осчетоводяват със закъснение, връщанията остават в чат, а мострите нямат статус, софтуерът само прави хаоса по-видим.
Дигиталният опис може да бъде защитена таблица или модул в складовата система. Ограничете редактирането след приключване, пазете версията към датата на броене и свържете всеки ред с документа за последваща корекция. Подреденият архив на фирмените документи значително съкращава разследването на разлики.
Минимална структура на дигиталния опис
Код · Наименование · Мерна единица · Локация · Партида/сериен номер · Физическо количество · Системно количество · Разлика · Състояние · Причина · Документ · Проверил · Дата.
При международни продажби, склад при външен логистичен партньор или стоки в друга държава от ЕС местонахождението, документите за движение и ДДС режимът се разглеждат заедно. Данните от партньора следва да бъдат потвърдени към същата дата и по същите кодове.
След инвентаризацията
Превърнете констатациите в контролен план
| Констатация | Вероятна слабост | Превантивна мярка |
|---|---|---|
| Чести разлики при връщания | Няма отделен статус или зона | Приемане с протокол и ежедневна обработка |
| Активи без номер | Регистърът се актуализира късно | Номер и отговорно лице в деня на придобиването |
| Отрицателни количества | Продажба преди приемане или грешна мерна единица | Системна блокировка и проверка на номенклатурата |
| Разлики при куриер | Несъгласувани пратки и наложени платежи | Седмична reconciliation справка по пратка |
| Стари просрочени вземания | Липса на периодичен кредитен контрол | Месечен aging report и отговорник за събиране |
Назначете собственик на всяка мярка и срок. Ако протоколът остане само в архив, същите разлики ще се появят при следващото броене.
Какво да не правите
Десет грешки, които обезсмислят проверката
Броене без срез
Стоката продължава да влиза и излиза, но движенията не се отделят.
Предварително видими количества
Екипът неволно „донаглася“ резултата към системата.
Смесени собствености
Лични вещи, чужда стока и фирмени активи се описват заедно.
Корекция без обяснение
Редът се променя, но няма документ защо и кой е одобрил.
Само скъпите позиции
Малки, но повтарящи се разлики остават незабелязани.
Само физически активи
Каса, вземания и задължения не се потвърждават.
Снимка вместо опис
Изображението не доказва еднозначно код, количество и отчетна позиция.
Една мерна единица „на око“
Кашони, пакети, бройки и килограми се смесват.
Данъчният ефект се проверява последен
Липса или брак се отписват, преди да са събрани нужните доказателства.
Няма последващ контрол
Причината остава и разликата се повтаря през следващия период.
Готово за изпълнение
Контролен списък за собственика
- Определихме правното основание, целта и точната дата.
- Издадохме заповед и посочихме комисия, обекти и срокове.
- Приключихме документите до момента на среза.
- Отделихме чужди, върнати, повредени, бракувани и резервирани активи.
- Подготвихме кодове, мерни единици, локации и инвентарни номера.
- Извършихме независимо броене и повторна проверка на рисковите позиции.
- Сравнихме физическия, оперативния и счетоводния слой.
- Обяснихме разликите с документи, а не само с текст в таблица.
- Проверихме счетоводното, корпоративното и ДДС третиране.
- Одобрихме корекциите и назначихме превантивни мерки с отговорници.
Кратки отговори
Често задавани въпроси
Всяка фирма ли е длъжна да прави инвентаризация всяка година?
Общото правило е поне веднъж годишно. Предприятие с нетни приходи от продажби до еквивалента на €102 258,38 за текущия период не е задължено да извършва годишната инвентаризация по чл. 28, ал. 1, но може да я направи по решение на ръководителя или при друго законово основание.
Трябва ли инвентаризацията да бъде точно на 31 декември?
Не непременно. Може да бъде на друга подходяща дата, ако движенията до отчетната дата са надеждно проследени и съгласувани. Моментът на среза и последващите движения трябва да са документирани.
Може ли собственикът сам да преброи наличностите?
При малък бизнес това често е практически неизбежно, но надеждността се подобрява с писмена заповед, второ лице, повторно броене на рисковите позиции и ясна следа кой какво е проверил.
Какво се прави при липса на стока?
Първо се изследват документите, кодът, мерната единица, периодът и физическите локации. След установяване на причината се определят отговорността, счетоводното отписване, данъчното признаване и евентуалната ДДС корекция.
Бракуваната стока брои ли се?
Да. Тя се отделя и описва със състояние и основание. Бракът не трябва да се смесва с годните наличности, а унищожението и отписването изискват подходящи документи и данъчен анализ.
Как се проверяват вземанията и задълженията?
Чрез счетоводни справки, договори, потвърждения от контрагенти, плащания след отчетната дата и анализ на спорни или просрочени суми. Това е документална, а не физическа проверка.
Достатъчна ли е складовата програма?
Не. Тя показва въведените движения, но не доказва физическата наличност. Надеждната инвентаризация сравнява системата със стоката на място и със счетоводните данни.
Официални източници
- Министерство на правосъдието: Закон за счетоводството, чл. 28
- Министерство на финансите: Закони – Закон за счетоводството
- Министерство на икономиката: Извършване и отчетност на инвентаризации
- НАП: Облагане на електронната търговия и документална обоснованост
Материалът е обща информация към 1 октомври 2026 г., а не индивидуално данъчно или правно становище. Конкретният резултат зависи от дейността, договорите, клиентите, държавите и документите.
Ясен процес вместо догадки
Подгответе инвентаризацията преди разликите да станат проблем
Изпратете информация за обектите, наличностите, използваните системи и последното приключване. Екипът на Al Hathaway може да помогне с организацията на документите, счетоводното съгласуване и правилното отразяване на резултатите.
© 2026 Al Hathaway. Информационен материал; не замества индивидуална консултация.
Leave a Reply