ДДС за freelancer-и: услуги към ЕС, трети страни, reverse charge и VIES

Защо ДДС е най-честата изненада за freelancer-и

Много freelancer-и мислят, че ДДС става тема само когато оборотът им стане висок. Това е опасно опростяване. При международни услуги ДДС може да се появи много по-рано – например когато български freelancer предоставя услуга на фирма от ЕС или когато самият freelancer купува услуги от чуждестранни доставчици като Meta, Google, Adobe, OpenAI, hosting или други SaaS платформи.

При ДДС не е достатъчно да знаем колко е доходът. Трябва да знаем кой е клиентът, дали е фирма или физическо лице, в коя държава е, има ли валиден VAT number, какъв е видът на услугата, къде е мястото на изпълнение, какво пише във фактурата и дали има задължение за VIES декларация.

Чл. 97а ЗДДС: кога freelancer-ът трябва да внимава

Регистрацията по чл. 97а ЗДДС е една от най-важните теми за freelancer-и, които работят с клиенти от ЕС или купуват услуги от чужбина. Тя не е същото като стандартна регистрация по ДДС по оборот. При нея може да възникне задължение във връзка с доставки на услуги, при които данъкът е изискуем от получателя, или при получаване на услуги от чуждестранни доставчици с място на изпълнение в България.

Практически това означава, че freelancer с малък оборот, но с клиент фирма от Германия, Нидерландия, Франция, Испания или друга държава от ЕС, може да има ДДС тема още при първия такъв клиент. Същото важи и когато freelancer-ът купува услуги от чуждестранни платформи и трябва да самоначисли ДДС в България.

Кога да се направи проверка

• Предстои услуга към фирма от ЕС.
• Клиентът има VAT number в друга държава членка.
• Freelancer-ът получава услуги от чуждестранни платформи.
• Има фактури от Google, Meta, Adobe, OpenAI, hosting, email marketing или други SaaS доставчици.
• Има смесени клиенти: България, ЕС, САЩ, UK и платформи.
• Издават се фактури към чуждестранни клиенти без ясна ДДС логика.

Разлика между регистрация по чл. 96 и чл. 97а ЗДДС

Една от най-честите грешки е да се смесват различните видове ДДС регистрация. Регистрацията по чл. 96 ЗДДС е стандартната регистрация при достигане на облагаем оборот. Регистрацията по чл. 97а ЗДДС е специална регистрация, свързана с определени трансгранични услуги. Двете регистрации имат различна логика и различни последици.

Услуги към фирми от ЕС: reverse charge и VIES

Когато български freelancer предоставя услуга на фирма от ЕС, първата проверка е дали клиентът е данъчно задължено лице и има валиден VAT number. При много професионални услуги към фирми от ЕС мястото на изпълнение може да бъде в държавата на получателя, а фактурата да се издаде без български ДДС с reverse charge логика.

Тук идва и VIES декларацията. Ако freelancer-ът е регистриран по ДДС и извършва доставки на услуги по чл. 21, ал. 2 от ЗДДС с място на изпълнение в друга държава членка, тези услуги могат да попаднат във VIES отчетността. Това означава, че фактурирането към ЕС фирми трябва да бъде организирано месечно, не само годишно.

Практически checklist за клиент фирма от ЕС

• Проверете държавата на клиента.
• Проверете дали клиентът е фирма.
• Проверете VAT number в VIES системата.
• Опишете точно вида на услугата.
• Проверете дали се прилага чл. 21, ал. 2 ЗДДС.
• Проверете дали има задължение за регистрация по чл. 97а.
• Издайте фактура с правилен reverse charge текст, когато е приложимо.
• Подгответе VIES декларация, когато е приложимо.
• Пазете доказателства: договор, кореспонденция, VAT проверка, фактура, плащане.

Какво да пише във фактурата към фирма от ЕС

Фактурата към фирма от ЕС трябва да бъде ясна и да показва защо не е начислен български ДДС. Обикновено се посочват данните на freelancer-а, данните на клиента, VAT number на клиента, описание на услугата, стойност, валута, дата и основание за reverse charge, когато е приложимо.

Услуги към физически лица от ЕС

Услуга към физическо лице от ЕС не трябва автоматично да се третира като услуга към фирма от ЕС. При B2C клиенти няма VAT number и няма стандартна B2B reverse charge логика. Трябва да се анализира видът на услугата, мястото на изпълнение и дали има специални правила за конкретния вид услуга.

Това е особено важно за онлайн преподаватели, коучове, консултанти, creators, дизайнери, дигитални продукти и хора, които продават онлайн услуги директно на крайни потребители. Ако клиентът е физическо лице, ДДС анализът трябва да бъде отделен от стандартния B2B модел.

Какво трябва да се провери

• Клиентът физическо лице ли е или фирма?
• Къде се намира клиентът?
• Какъв е видът на услугата?
• Услугата предоставя ли се онлайн, персонално, автоматизирано или на живо?
• Има ли специални правила за място на изпълнение?
• Има ли риск от смесване с дигитален продукт или електронна услуга?

Услуги към клиенти извън ЕС: САЩ, UK, Швейцария и други

При клиенти извън ЕС, например САЩ, Великобритания, Швейцария, Канада, Австралия или други трети страни, ДДС анализът отново започва от това кой е клиентът и какъв е видът на услугата. Не е достатъчно да се каже „клиентът е извън ЕС, значи няма ДДС проблем“. Трябва да има основание, фактура и доказателства.

При B2B услуги към клиенти извън ЕС често може да се стигне до фактуриране без български ДДС според мястото на изпълнение, но това трябва да бъде обосновано. При B2C услуги или специфични услуги може да има различна логика. Затова документите са критични: договор, имейли, фактура, плащане, държава на клиента и описание на услугата.

Покупки от чуждестранни доставчици: Google, Meta, Adobe, OpenAI, hosting и SaaS

ДДС рискът не идва само от клиентите. Той идва и от разходите. Freelancer-и често купуват услуги от чуждестранни доставчици: Google Workspace, Meta Ads, Google Ads, Adobe, Canva, OpenAI, hosting, domain, email marketing, automation tools, Notion, Slack, Figma, GitHub, cloud services и много други.

Когато българско данъчно задължено лице получава услуга от чуждестранен доставчик, може да възникне задължение за регистрация и самоначисляване на ДДС в България. Това често се пропуска, защото freelancer-ът гледа тези плащания като „малки абонаменти“. Но за ДДС те могат да бъдат много важни.

VIES декларация: кога се появява в freelancer практиката

VIES декларацията е месечна декларация, свързана с определени вътреобщностни доставки и услуги. За freelancer-и тя най-често става тема при услуги към фирми от ЕС, когато услугата е с място на изпълнение в друга държава членка по чл. 21, ал. 2 от ЗДДС. Затова freelancer-ът трябва да има месечна дисциплина, а не само годишна справка.

Практически, ако freelancer-ът издаде фактура към фирма от ЕС с reverse charge логика, трябва да се провери дали тази фактура влиза във VIES декларацията. Това означава, че фактурите към ЕС трябва да се подреждат по месец, с VAT number, държава и стойност.

Минимална VIES справка

• Месец на фактурата.
• Държава на клиента.
• VAT number на клиента.
• Име на клиента.
• Стойност на услугата.
• Валута и стойност за декларацията.
• Основание за reverse charge.
• Проверка дали услугата попада във VIES.

Upwork, Fiverr и платформи: кой е клиентът за ДДС целите

Платформите създават допълнителна сложност, защото freelancer-ът може да вижда проект в Upwork или Fiverr, да има краен клиент от една държава, платформа от друга държава, payment processor от трета държава и payout към лична или бизнес сметка. За данъчни и ДДС цели трябва да се разбере кой е реалният получател на услугата и какво показват условията и отчетите на платформата.

Не трябва автоматично да се приема, че клиентът е платформата или че клиентът е крайният потребител. Това трябва да се провери според условията, фактурите, reports и начина, по който платформата документира услугата. При по-големи обороти или регулярни platform доходи е разумно да се направи индивидуален анализ.

Практическа ДДС матрица за freelancer-и

Месечен ДДС checklist за freelancer-и

Freelancer-ът не трябва да чака края на годината, за да провери ДДС. Ако има клиенти от ЕС или покупки от чужбина, проверката трябва да е месечна. Това е особено важно при VIES, справка-декларации и протоколи за самоначисляване.

1. Има ли фактури към клиенти от ЕС?
2. Клиентите от ЕС фирми ли са или физически лица?
3. Проверени ли са VAT numbers?
4. Има ли фактури с reverse charge?
5. Има ли VIES декларация за месеца?
6. Има ли покупки от чуждестранни доставчици?
7. Има ли фактури от Google, Meta, Adobe, OpenAI, hosting или SaaS платформи?
8. Има ли нужда от протокол за самоначисляване?
9. Има ли плащания през Upwork/Fiverr, които изискват допълнителен анализ?
10. Има ли клиенти извън ЕС и достатъчни доказателства за тях?
11. Подредени ли са фактурите, плащанията и VAT проверките?
12. Счетоводството получило ли е всички данни преди срока за декларациите?

Как тази статия се връзва с документите и годишното приключване

ДДС логиката няма стойност, ако документите не са подредени. Фактурите към ЕС, VIES проверките, platform reports, фактурите от SaaS доставчици, протоколите, плащанията и банковите извлечения трябва да бъдат част от една практическа система. Затова последната статия от серията събира всичко в operational checklist за freelancer-и.

Следващата част от серията е: Практическа система за freelancer-и: фактури, плащания, документи и годишно приключване.

Предишните части са: бизнес моделът, регистрацията и самоосигуряването и данъците и годишната декларация.

Официални източници

При ДДС за freelancer-и трябва да се използват актуални официални източници. Особено важно е да се прецени конкретната услуга, клиентът, държавата, VAT номерът, основанието за регистрация и задълженията за деклариране.

• НАП: Регистрация по ЗДДС
• НАП: Подаване на заявление за регистрация по ЗДДС
• НАП: Подаване на VIES декларация
• НАП: ДДС при сделки в ЕС
• НАП: Закон за ДДС
• European Commission: VIES VAT number validation